檔案管理制度文檔

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為了確保制度的持續(xù)有效性和適應(yīng)性,組織需要對其制度進(jìn)行定期的審查和修訂,以適應(yīng)不斷變化的環(huán)境和需求。那要怎么寫檔案管理制度文檔呢?這里提供一些檔案管理制度文檔,希望對大家能有所幫助。

檔案管理制度文檔篇1

1、加強檔案的治理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,居民健康檔案管理制度。健康檔案要采用統(tǒng)一表格,在內(nèi)容上要具備完整性、邏輯性、正確性、嚴(yán)厲性和規(guī)范化。

2、建立專人、專室、專柜保存居民健康檔案,居民健康檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,確保居民健康檔案安全。居民健康檔案要按編號順序擺放,指定專人保管,轉(zhuǎn)診、借用必須登記,用后及時收回放于原處,逐步實現(xiàn)檔案微機化管理。

3、為保證居民的隱私權(quán),未經(jīng)準(zhǔn)許不得隨意查閱和外借。在病人轉(zhuǎn)診時,只寫轉(zhuǎn)診單,提供有關(guān)數(shù)據(jù)資料,只有在十分必要時,才把原始的健康檔案轉(zhuǎn)交給會診醫(yī)生。

4、健康檔案要求定期整理,動態(tài)管理,不得有死檔、空檔出現(xiàn),要科學(xué)地運用健康檔案,每月進(jìn)行一次更新、增補內(nèi)容及檔案分析,對轄區(qū)衛(wèi)生狀況進(jìn)行全面評估,并總結(jié)報告保存。

5、居民健康檔案存放處要做到

6、達(dá)到保管期限的居民健康檔案,銷毀時應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)程序和辦法,禁止擅自銷毀。

居民健康檔案建檔制度

一、居民建檔率要符合衛(wèi)生局的要求。設(shè)立健康檔案資料室,以戶為單位,一人一檔的準(zhǔn)則為家庭和居民建立健康檔案。

二、健康檔案要集中檔案室保管,按行政村名和編號順序存放,檔案專柜存放,保持整齊、美觀和規(guī)范有序,逐漸實行計算機化管理。

三、居民健康檔案應(yīng)由全科醫(yī)師負(fù)責(zé)填寫,責(zé)任醫(yī)生要對健康檔案進(jìn)行按照65歲以老人、兒童、孕產(chǎn)婦、慢性病人及重性精神病人等進(jìn)行分類專冊登記,檔案盒要設(shè)目錄和分類信息登記。

四、定期開展隨訪工作,按疾病分期隨訪病人,結(jié)合參加合作醫(yī)療農(nóng)村居民和育齡已婚婦女每年一次的健康體檢,以及兒童防備接種和體檢、孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業(yè)體檢和健康隨訪服務(wù)等資料內(nèi)容,及時記錄在健康檔案中,對體檢和隨訪發(fā)現(xiàn)的健康問題,進(jìn)行有針對性的以健康教育為重點的健康干預(yù)。

五、資料管理人員及責(zé)任醫(yī)師,應(yīng)及時登記已經(jīng)獲取的各種信息,并進(jìn)行分析統(tǒng)計,及時反饋。

居民健康檔案信息管理制度

一、加強信息化建設(shè)。及時準(zhǔn)確收集、整理、統(tǒng)計、分析管理相關(guān)信息,鼓勵利用計算機管理健康檔案。

二、公共衛(wèi)生科信息員每個月定期向上級主管部門報告新增建檔花名冊、報表及其他相關(guān)資料。按要求上報的各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)和信息,不得拒報、遲報、虛報、瞞報、偽造或篡改。

三、建立健全居民健康檔案信息登記、統(tǒng)計制度,做好統(tǒng)計匯編,遵守各種信息資料的保密制度。計算機化健康檔案,要在技術(shù)上加強用戶權(quán)限和密碼管理設(shè)計,使所有操作和使用者在獲得認(rèn)可后,才能登陸。

四、根據(jù)統(tǒng)計指標(biāo),定期分析工作效率、工作質(zhì)量,及時總結(jié)經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)工作。

五、逐步健全網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),做好數(shù)據(jù)錄入及整理工作。

六、嚴(yán)格執(zhí)行計算機操作規(guī)范,定期對計算機進(jìn)行保養(yǎng)、維護(hù)及數(shù)據(jù)備份。

建立居民健康檔案崗位責(zé)任制度

一、負(fù)責(zé)健康檔案文本保管,資料微機輸入,保持微機內(nèi)的記錄與文本記錄一致,并做到同步更新及動態(tài)變更,管理有序。

二、居民健康檔案由醫(yī)院保管,應(yīng)保證居民信息資料的完整性與可利用性。三、非檔案資料管理人員,不得隨意翻閱已經(jīng)建好的各種檔案資料。未經(jīng)檔案資料管理人員同意,任何人不得調(diào)出、轉(zhuǎn)借各種檔案資料。凡非本人管轄區(qū)居民的診療情況應(yīng)及時反饋給轄區(qū)責(zé)任醫(yī)生,以便納入該居民本人的健康檔案;凡居民因大病轉(zhuǎn)上級醫(yī)院住院時應(yīng)隨帶健康檔案,出院后繼承交由社區(qū)責(zé)任醫(yī)生保管并及時將本次住院概況記入檔案。

四、責(zé)任醫(yī)生是轄區(qū)內(nèi)居民健康檔案建檔的第一責(zé)任人。對填寫健康檔案的責(zé)任醫(yī)生應(yīng)進(jìn)行培訓(xùn)。按統(tǒng)一的規(guī)范來描述記錄,內(nèi)容要真實可靠;符合邏輯,不得隨意涂改。如有改動,責(zé)任醫(yī)生必須簽字,以示負(fù)責(zé)。做到字跡清晰,格式規(guī)范統(tǒng)一。

五、對各科室(站)查閱、使用電子版健康檔案設(shè)置不同層級的使用權(quán)限,保證信息安全。調(diào)閱或更新檔案必須有登記。

六、純熟運用各種衛(wèi)生服務(wù)管理軟件,保證信息渠道通暢,每月有資料匯總、統(tǒng)計、分析,主要數(shù)據(jù)上墻。做好信息的開發(fā)利用工作。

慢性非傳染性疾病管理制度

1、.設(shè)專(兼)職人員管理慢性病工作,建立轄區(qū)慢性病防治網(wǎng)絡(luò),制定工作計劃。2、.對轄區(qū)高危人群和重點慢性病定期篩查,把握慢性病的患病情況,建立信息檔案庫。

3、.對人群重點慢性病分類監(jiān)測、登記、建檔、定期抽樣調(diào)查,了解慢性病發(fā)生發(fā)展趨勢。

4.、針對不同人群開展健康咨詢及危險因素干預(yù)活動,舉辦慢性病防治知識講座,發(fā)放宣傳資料。

5、.對本轄區(qū)已確診的二種慢性病(高血壓、糖尿病)患者進(jìn)行控制管理。為慢性病患者建立健康檔案,實行規(guī)范管理,跟蹤隨訪,具體記錄。

6、.建立相對穩(wěn)定的醫(yī)患關(guān)系和責(zé)任,以保證對慢性病患者的連續(xù)性服務(wù)。

慢性病監(jiān)測制度

一、.公共衛(wèi)生辦公室全面負(fù)責(zé)慢性病監(jiān)測管理工作。科主任為本轄區(qū)相關(guān)業(yè)務(wù)的管理者和監(jiān)督者,各經(jīng)管醫(yī)生是慢性病的報告責(zé)任人。二、.報告范圍:高血壓、糖尿病。

三、.接診醫(yī)生發(fā)現(xiàn)確診的上述二種需要報告的病例,定期內(nèi)向公共衛(wèi)生辦公室報告,公共衛(wèi)生辦公室收到報告卡,審核合格登記后,及時向疾控中心報出卡片。四、.各種表卡填寫要完整,字跡要清楚,不漏項。

五、.凡未按要求上報者,按年度考核細(xì)則的規(guī)定與考核掛鉤,若隱瞞不報的,一經(jīng)查實加倍處罰,管理制度《居民健康檔案管理制度》。

35歲以上病人首診測血壓工作制度

1、免費為35歲以上首診病人測量血壓,以提高高血壓病人的檢出率。2、全科診室(內(nèi)、外、婦科)、慢性病管理室、中醫(yī)門診等科室,把35歲以上病人首診測血壓做為常規(guī)檢查內(nèi)容,并在門診日志和病歷中記錄血壓值。3、發(fā)現(xiàn)高血壓病人,門診醫(yī)生應(yīng)填寫慢性病患者報告卡,交給該公共衛(wèi)生管理科醫(yī)生,并向患者進(jìn)行面對面的健康指導(dǎo),發(fā)放健康教育處方,指導(dǎo)正規(guī)治療,宣傳高血壓防治知識。4、責(zé)任醫(yī)生掌握的高血壓病人按照高血壓病管理的要求,納入規(guī)范管理。

5、疾控中心慢病科定期對各單位各科室35歲以上病人首診測量血壓的落實情況,進(jìn)行督導(dǎo)檢查,并列入考核范圍。

健康教育工作管理制度

1.制定健康教育工作計劃,定期召開例會,開展健康教育和健康促進(jìn)工作。2.建立健康教育宣傳板報、櫥窗,定期推出新的有關(guān)各種疾病的科普知識,倡導(dǎo)健康的生活方式。

3.開通轄區(qū)健康服務(wù)咨詢熱線(專線),提供健康心理和醫(yī)療咨詢等服務(wù)。4.針對不同人群的常見病、多發(fā)病開展健康知識講座,解答居民最關(guān)心的健康問題。

5.發(fā)放各種健康教育手冊、書籍,宣傳普及防病知識。

6.完整保存健康教育計劃、宣傳板小樣、工作過程記錄及效果評估等資料。

資料管理制度

一、各種文件、計劃、宣傳資料等是工作的重要組成部分,必須嚴(yán)格管理好,由專人負(fù)責(zé)管理,專室存放。

二、資料主要包括四大部分:即計算機資料、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)資料、多媒體、音像資料和文字資料等,應(yīng)分類存放分類管理。

三、文字資料中的教材、參考書、工具書等應(yīng)按圖書分類統(tǒng)一編目注冊登記,期刊雜志、報紙、合訂本、宣傳折頁、海報等均須統(tǒng)一登記編目。

四、音像資料中的錄音帶、錄象帶、軟盤、光盤等必須分類登記編目,分類存放,并定期檢查其質(zhì)量變化情況。

五、計算機資料、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)資料等應(yīng)按操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件、工具軟件等分類管理,注重用時升級、更新等,并配備相應(yīng)的殺毒軟件。

六、資料必須始終為衛(wèi)生工作服務(wù),其他人員均可借閱有關(guān)資料,但必須履行以下手續(xù):

1、每借閱一次登記一次,每次限借5盤或5本或5盒,如遇多集多本連續(xù)資料也只能依次歸還后再續(xù)借。

2、每次借閱期限不得超過一星期,如因工作需要繼續(xù)借閱者必須辦理續(xù)借手續(xù)。

3、孤本資料或數(shù)量較少的資料均不外借,可臨時使用。

4、借出資料歸還時,資料人員必須認(rèn)真檢查,如發(fā)現(xiàn)有損壞者必須照價賠償,如資料丟失,應(yīng)借閱人重新購買完全相同的資料進(jìn)行賠償,或處以原資料價值的3―5倍罰款。

七、所有人員不得以任何借口為別人借閱本單位的資料。

八、聲像資料其版權(quán)所有,借閱人不得翻版,如有未經(jīng)許可私自翻錄的,責(zé)任自負(fù)。

九、外的部門或人,如因工作需要借閱資料的,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理正常的借閱手續(xù)。十、宣傳資料收發(fā)做到每張(份)出入庫有登記有簽字。

服務(wù)接待制度

一)、端正接待工作態(tài)度,重視文明接待工作。本著:熱情、耐心、負(fù)責(zé)的精神,禁止

二)、對接待外來咨詢的人員,都必須首先認(rèn)真了解病情,做到:無論何時來訪,隨時給予接待;來訪無論干部、群眾,態(tài)度好壞一個樣;堅持誰接待誰負(fù)責(zé)落實;(三)、堅持自辦、轉(zhuǎn)辦、聯(lián)辦、指導(dǎo)辦相結(jié)合的準(zhǔn)則。對咨詢者出的問題和要求,能立刻解答的就當(dāng)即答復(fù);對不了解的問題,既要堅持醫(yī)學(xué)理論準(zhǔn)則,又要說明原因,做好解釋工作;

四)、絕不答應(yīng)對群眾來訪互相推諉或置之不理。要嚴(yán)格落實接待工作

五)、嚴(yán)厲接待工作紀(jì)律。對接待工作不負(fù)責(zé)任、無端拖延時間、影響較壞的人員要追究責(zé)任;

六)、對接待工作中反映出的重大問題,要及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報。

老年人保健工作制度

1.、設(shè)專(兼)職人員負(fù)責(zé)老年人保健工作,建立網(wǎng)絡(luò),制定工作計劃。

2.、對轄區(qū)內(nèi)老年人的基本情況和健康狀況,進(jìn)行調(diào)查、登記、建立健康檔案。3.、對以鄉(xiāng)鎮(zhèn)(社區(qū))居家養(yǎng)老形式為主的老年人進(jìn)行服務(wù)需求評估,提供醫(yī)療護(hù)理、康復(fù)、保健服務(wù)及精神慰籍、舒緩治療服務(wù)。

4.、對患有慢性病的老人進(jìn)行管理進(jìn)行飲食、運動、合理用藥、合理就醫(yī)指導(dǎo)。5.、對于高危行為老人,進(jìn)行健康指導(dǎo)、進(jìn)行行為危險因素干預(yù)。

6.、開展多種形式的健康教育,對老年人進(jìn)行疾病的預(yù)防、自我保健、常見傷害預(yù)防、自救和他救等指導(dǎo)。

服務(wù)隨訪制度

1、.要定期走訪村委會老年人,至少每3個入戶走訪一次轄區(qū)登記在卡的老年人,及時掌握老年人變化情況,見面率達(dá)90%以上。

2、.對新出院老年患者的第一次隨訪,根據(jù)疾病的分期,對患者及家屬進(jìn)行康復(fù)治療指導(dǎo),完整填寫相關(guān)隨訪記錄。

3、.對疾病期、波動期、人在戶不在、戶在人不在的老年病人進(jìn)行隨訪,了解病人的病情變化、治療情況、去向,填寫隨訪記錄。

4、.指導(dǎo)老年患者按時服藥,觀察患者可能出現(xiàn)的藥物副反應(yīng),動員老年人參加村(社區(qū))組織的健康活動。

5、.隨訪期間發(fā)現(xiàn)生活困難,符合免費服藥治療標(biāo)準(zhǔn)的老年患者,與有關(guān)部門協(xié)商,使患者享受免費藥物治療。

重性精神疾病管理制度

1、.成立本轄區(qū)重性精神疾病衛(wèi)生工作領(lǐng)導(dǎo)小組,建立精神衛(wèi)生三級管理網(wǎng)絡(luò)(街道、居委會、監(jiān)護(hù)人),制定工作計劃,定期召開例會。

2、.開展重性精神疾病流行病學(xué)調(diào)查,準(zhǔn)確掌握精神病人基本情況,實行動態(tài)管理,及時準(zhǔn)確將相關(guān)報表上報至市重性精神疾病領(lǐng)導(dǎo)小組工作辦公室。3、.開展重點人群的心理衛(wèi)生咨詢、心理行為干預(yù)、精神疾病預(yù)防等服務(wù),早期發(fā)現(xiàn)精神疾患病人。

4、.開展對慢性或服用維持劑量藥物的精神病人診治,對新發(fā)現(xiàn)或疑似病人應(yīng)及時轉(zhuǎn)診至上級專業(yè)機構(gòu)確診。

5、.建立隨訪制度。定期走訪居委會,按疾病分期隨訪精神病人,及時掌握病情變化、治療情況、去向,填寫隨訪記錄,進(jìn)行康復(fù)治療指導(dǎo)。

6、.指導(dǎo)監(jiān)護(hù)人督促病人按時服藥.觀察可能出現(xiàn)的藥物副反應(yīng)和精神癥狀,動員病人參加社區(qū)組織的康復(fù)活動。

7、.病人就診或醫(yī)務(wù)人員到病人家中診療時,應(yīng)有家屬或監(jiān)護(hù)人陪同。8、.做好重性精神病人的管理,防止肇事肇禍?zhǔn)录陌l(fā)生。

9、.對

服務(wù)隨訪制度

1、.要定期走訪村委會病人,至少每3個入戶走訪一次轄區(qū)登記在卡的精神病人,按要求填寫

2、.對新出院患者的第一次隨訪,確定疾病的分期,對患者及家屬進(jìn)行康復(fù)治療指導(dǎo),完整填寫隨訪記錄。

3、.對疾病期、波動期、人在戶不在、戶在人不在的精神病人進(jìn)行隨訪,了解病人的病情變化、治療情況、去向,填寫隨訪記錄。

4、.指導(dǎo)監(jiān)護(hù)人督促患者按時服藥,觀察患者可能出現(xiàn)的藥物副反應(yīng)和精神癥狀,動員患者參加村組織的康復(fù)活動。

5、.隨訪期間發(fā)現(xiàn)生活困難,符合免費服藥治療標(biāo)準(zhǔn)的患者,與有關(guān)部門協(xié)商,使患者享受免費藥物治療。

6、.入戶隨訪前應(yīng)了解患者家庭的基本情況,提前與所在地的村(居)委會干部聯(lián)系,并通知患者家屬,尤其對病情不穩(wěn)定患者的隨訪要做好安全防護(hù)工作。

檔案管理制度文檔篇2

第一章總則

第一條為加強公司檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控,共同管理”原則,由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

第二章檔案歸檔

第四條歸檔范圍

(一)

(二)通用管理:證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊、注冊申報資料等。工程基建:設(shè)計文件、圖紙、會議記錄、招投標(biāo)文件、造價、工程管理(變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制)、工程驗收、工程報批資料等。

(三)合同:原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計合同、其他合同。

(四)設(shè)備檔案:公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備;生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。

(五)

(六)員工培訓(xùn):培訓(xùn)計劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報告等。計量:化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等,設(shè)備內(nèi)部校驗記錄歸于設(shè)備檔案中。

(七)產(chǎn)品檔案:產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗報告(含送檢或抽檢)、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。

(八)

(九)

(十)檢驗方法:原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一)記錄:除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等;

(十二)批記錄:批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。

(十四)驗證文件:驗證主計劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗證、QC設(shè)備驗證、工程部設(shè)備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。

(十五)行政類文件:

行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等;

各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù);

各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等;人事任命、勞動糾紛等;

各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等;

所有加蓋公章的文件復(fù)印件;

在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。

第五條歸檔時間

(一)各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(一個工作日)內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù);

(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨時歸檔;

(三)員工培訓(xùn)類資料按月歸檔,于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);

(四)計量類資料按半年歸檔,于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);

(五)供應(yīng)商檔案按年度歸檔,于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的

資料到檔案室辦理歸檔手續(xù);(六)(七)手續(xù);(八)

驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔,驗證主計劃按年度歸檔,于每年1月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次,其他記錄每年歸檔一次;

批記錄文件按月歸檔,于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔

日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);(九)(十)

其他文件每周一集中歸檔一次。

未按要求及時歸檔而造成損失的,由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任,并根據(jù)情節(jié)

輕重予以相應(yīng)處理。

第六條歸檔份數(shù)(一)(二)

原件全部歸檔,并注明份數(shù)、出處。

使用頻繁的檔案,各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

第七條歸檔要求(一)(二)(三)(四)

由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。

文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。

第八條歸檔手續(xù)

各類文件歸檔時,歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份,由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批,歸檔部門和檔案室各留存一份,以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》,歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。

第三章檔案的收集與整理

第九條檔案的收集(一)

由各部門指派專人,每周一對其本部門需要歸檔的文件進(jìn)行收集,并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進(jìn)行收集,再進(jìn)行系統(tǒng)的、

全面的整理。(三)

收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整,需進(jìn)行進(jìn)一步的收集,對收集不全的檔案,要做好記錄。

第十條檔案的整理

(一)(二)

檔案采用按類別分類的方式,做到層次分明,便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理,并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成,具體說明如下:

7、8、9位代表流水號001~999。、6位為檔案柜號。、4位為二級分類的編號。、2位為一級分類的英文縮寫。

第四章檔案建檔

第十一條分類梳理

歸檔的資料,由檔案員分類、編號,于文件歸檔的當(dāng)天入庫,并建立《檔案明細(xì)臺賬》。第十二條檔案專用章

所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件,每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章,加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用,檔案專用章置于檔案室,由檔案員保管。第十三條檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章,編號手寫,檔案編號章置于檔案室,由檔案員保管,對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄

所有歸檔文件,由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄,并定期核對。

第十五條電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份,各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

第五章檔案使用和歸還

第十六條檔案使用(一)

文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復(fù)印登記薄》,一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),重要文件同時報分管副總批準(zhǔn),由檔案員復(fù)印、提供。

(二)

借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件:由使用人填寫《檔案借出登記薄》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),最長不超過十個工作日,重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn);十日后仍未歸還的,由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。

(三)

借閱原始文件:由使用人填寫《檔案借閱登記薄》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),于檔案室指定的地點查閱,不得帶離檔案室,重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn)。

(四)

借出原始文件:由使用人填寫《檔案借出登記薄》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),最長不超過五個工作日,重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn),總經(jīng)辦會簽;五個工作日后仍未歸還的,由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù);原件借出后不再歸還的,須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn),總經(jīng)辦會簽,檔案室保留復(fù)印件備查;

(五)外單位借出檔案時,由使用人填寫《檔案借出登記薄》,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。

(六)

按規(guī)定審批,由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案;違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn),對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的,由檔案員全額承擔(dān),并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

第十七條檔案歸還(一)

檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時,經(jīng)檢查無誤后,應(yīng)在《檔案借出登記薄》登記,并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。

(二)

發(fā)生損壞、丟失的,對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失

的,由使用人全部承擔(dān),并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

(三)檔案歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的,使用人應(yīng)及時知會檔案員進(jìn)行更新,以保持檔案的準(zhǔn)確性。

第十八條檔案保管與檢查

(一)

公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理,任何部門和個人不得私自保存,更不得擅自銷毀或據(jù)為己有,造成損失的,由當(dāng)事人全額承擔(dān),并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

(二)

每月底,總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人將對檔案室的資料進(jìn)行抽查;每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查,并填寫《檔案清查記錄》。

(三)

檔案管理應(yīng)賬實相符。檔案損毀或丟失的,由檔案員全額承擔(dān),并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

第六章檔案保管期限和銷毀

第二十條檔案的銷毀(一)

對需要進(jìn)行銷毀處理的檔案,由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》,并制作

《檔案銷毀清冊》,包括:本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告,經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字同意后,方可銷毀。

(二)

由檔案員進(jìn)行檔案銷毀,QA和檔案歸檔部門各指派一人進(jìn)行監(jiān)銷,檔案

銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。

(三)

檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字

樣和日期,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。

檔案管理制度文檔篇3

一、檔案收集制度

1、定期由教研組長(主班教師)將各類計劃、總結(jié)、教研活動、教案、經(jīng)驗、聽課記錄及反思等資料收集好交園長處。

2、定期由后勤負(fù)責(zé)人將園舍房屋、線路、水管、下水道走向、新建、修建或檢查后的記錄資料收集好交園長處。

3、園長半年一次交款收集的資料經(jīng)整理閱看后交資料室歸檔。

4、資料室及時將各類業(yè)務(wù)資料做好登記并分門別類裝入檔案袋(或檔案盒)保管好。

5、重視檔案的儲存工作,注意保密。

二、歸檔制度

1、資料室及時做好歸檔工作,不遺失,不損壞。

2、嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度,除園長外一律不外借,如特殊情況,有關(guān)人員須得到園長批準(zhǔn)方可查閱,閱后要及時歸還。

3、檔案按年度(學(xué)年度)排列整齊,裝訂做到分類準(zhǔn)確,排列有序,裝訂整齊。

三、查閱制度

1、凡查閱檔案須做好登記手續(xù),查閱后直接面交保管人員。

2、查閱檔案時不得任意涂改、損壞、遺失。

3、查閱人員只能按指定資料查閱,不得帶出,本園檔案僅供本園使用,如外單位需查閱,須經(jīng)組織同意。

四、保管制度

資料保管必須切實做好防盜、防潮、防蟲、防霉等保護(hù)工作,確保資料完好無損。各類資料均應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類管理,園舍資料屬長期保存資料,不得隨意銷毀。幼兒園檔案管理員崗位職責(zé)

1、負(fù)責(zé)全園各類檔案資料的整理和裝訂工作,做到分類清楚、內(nèi)容充分、裝訂規(guī)范。

2、每學(xué)期開學(xué)后一月內(nèi)完成檔案裝訂,并對內(nèi)容做到心中有數(shù),能隨時為領(lǐng)導(dǎo)提供所需資料.

3、隨時記錄幼兒園的有關(guān)大事。

4、注意收集教職工的有關(guān)信息及發(fā)表的文章等。

5、收集整理科研課題相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。。

6、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各項工作。

檔案管理制度文檔篇4

為加強事業(yè)單位登記檔案管理工作,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《事業(yè)單位登記管理暫行條例》的有關(guān)規(guī)定,特制定本制度:

1、檔案室實行專人、專柜、專室、集中統(tǒng)一管理,切實做好防火、防盜、防蛀、防鼠咬、防爛、防潮、防塵、防光工作。

2、事業(yè)單位登記管理人員在檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用及信息開發(fā)與管理,應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫,做到帳目與實物相符。

3、檔案載體與書寫材料應(yīng)符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)禁使用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆書寫材料、數(shù)據(jù)填寫一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫,字跡工整,不得潦草。

4、事業(yè)單位登記管理的設(shè)立(備案)、變更、注銷(備案)登記、年檢等文件材料應(yīng)收集及時、整理、歸檔,不得遺漏、丟失。

5、按照檔案管理規(guī)范化要求,資料存放整齊、編排有序、內(nèi)容數(shù)據(jù)填寫準(zhǔn)確規(guī)范。

6、檔案區(qū)分全宗,按類別一一登記,分類整理成相對獨立的保管單位,嚴(yán)禁將兩個或兩個以上單位的登記管理檔案的文件材料合并為一盒。

7、外來人員查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》和有關(guān)保密規(guī)定,并履行登記手續(xù),嚴(yán)禁對檔案勾劃、涂改、標(biāo)記號、折疊、抽取、污損、添加內(nèi)容等。

8、檔案因管理不善造成檔案損壞和遺失的,按有關(guān)規(guī)定,追究當(dāng)事人責(zé)任。

檔案管理制度文檔篇5

為明確管理責(zé)任,規(guī)范管理行為,確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用,特制定本制度。

一、檔案管理原則

公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。

二、組織

公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案,各部門明確由專人兼管檔案工作。

三、檔案管理部門的工作職責(zé)

(一)綜合管理部負(fù)責(zé)制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。

(二)財務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作,綜合管理部給予配合。

(三)其他部門由部門檔案專人對檔案進(jìn)行收集、整理,并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

四、檔案管理人員職責(zé)

(一)負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案,做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量,并按時接收和移交檔案;

(二)凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

(三)做到忠于職守,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。

五、歸檔公司檔案室資料

(一)上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料;

(二)本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù);

(三)本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書;

(四)本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié);

(五)本公司制訂的計劃、方案、統(tǒng)計、財務(wù)、工作總結(jié);

(六)綜治工作材料;

(七)本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料;

(八)本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料;

(九)本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料;

(十)具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料;

(十一)會計憑證,會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)。

六、檔案的收集與歸檔

(一)承辦部門或主辦人應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門檔案管理員歸卷。

(二)凡是直接記述和反映公司、部門活動的,具有現(xiàn)實的和長遠(yuǎn)查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等),均須歸檔保存。

(三)管理性檔案在分類立卷時應(yīng)做到:分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷,密級文件要單獨立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進(jìn)行組卷,盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

(四)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

(五)綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。

(六)各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案,需付卷內(nèi)目錄,移交目錄一式二份,交接雙方清點核對,并履行簽字手續(xù)。

七、檔案的保管

(一)公司(或部門)管理的檔案應(yīng)有專柜保存,確保完好不丟失。

(二)做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作;

(三)檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量,對破損和變質(zhì)檔案,及時采取措施,進(jìn)行修補和復(fù)制。

(四)公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況,發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改。

(五)每年對檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復(fù)制。

八、檔案的借閱

必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,填寫查借閱檔案登記表,如期歸還,歸還時驗收注銷。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機密以上級檔案,需經(jīng)公司(部門)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),原則上不外借,確因工作需要,應(yīng)當(dāng)天歸還。

(一)檔案借閱限一周內(nèi)歸還,特殊情況需延期的,須辦理續(xù)借手續(xù);

(二)借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當(dāng)面核對清楚;

(三)檔案如有丟失、損壞或泄密,須立即追究當(dāng)事者責(zé)任;

(四)調(diào)走、辭退人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù);

(五)原則上不對外借閱檔案,外單位需查閱檔案資料者,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù)后,方可借閱。

(六)歸還檔案時應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全,不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀,嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。

(七)傳真件需存檔時,應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔,以防原件字跡消失。

(八)未經(jīng)公司董事長授權(quán),任何部門或個人無權(quán)公開檔案。

九、檔案室保密制度

(一)檔案工作人員必須嚴(yán)格按照檔案工作各項規(guī)章制度辦事。

(二)凡使用保密檔案資料人員必須嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

(三)凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借出。

(四)外單位查閱、借閱密級檔案,須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審批,報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可提供。

(五)秘密檔案不得私自存放,贈送并轉(zhuǎn)借他人,個人外出攜帶機密級以上檔案應(yīng)妥善保管,若泄密要追究泄密者責(zé)任。

(六)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,不得在公開場所談?wù)摫C軝n案內(nèi)容,不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

十、檔案的鑒定與銷毀

鑒定檔案保存價值,確定保管期限及銷毀檔案,嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是:

(一)反映公司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的,具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案定為永久保存;

(二)反映公司一般經(jīng)營活動,具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存,其期限為16―50年;

(三)對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案,定為短期保存,其期限為15年以內(nèi)。

(四)檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成,并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員修改、補充。

(五)經(jīng)過一定時間后確無保存價值的檔案,或者原有情況已發(fā)生完全改變,其檔案失去保存意義的,經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出,本公司綜合管理部和部門審查同意,公司總經(jīng)理批準(zhǔn),方可銷毀。

(六)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案人員必須列出清單,銷毀檔案的批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。

十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。

十二、本管理制度自發(fā)布之日起實施。

檔案管理制度文檔篇6

一、目的

加強檔案管理,規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

二、適用范圍

1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。

2、外部政府機關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。

三、術(shù)語和定義

1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

四、職責(zé)

1、行政部:

1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;

4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;指導(dǎo)公司的檔案管理工作;

5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關(guān)人員:

1)負(fù)責(zé)在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政部;

2)向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔;

4)財務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料;

3、各部門檔案主管人員

負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

4、各部門負(fù)責(zé)人

1)批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置;

2)負(fù)責(zé)對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

5、各公司總監(jiān)/副總

負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制部門《文件(合同)管理記錄目錄》。

2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進(jìn)行整理,并編制《移交目錄》,每季度向行政部移交。

a)歸檔范圍及移交時間:每季度結(jié)束后次月10日前。

b)檔案資料的標(biāo)識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號,編號規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。

c)檔案資料的日常管理:

⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件,應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存;

⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便檢索利用;

⑶文件資料、合同要科學(xué)排列,按編號順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識,整齊排放在文件檔案柜中。

d)檔案借閱

⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),不能帶出;確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn),且只帶復(fù)印機,不帶原件;

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時,必須當(dāng)面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級;

⑶借閱檔案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù);

⑷借檔人必須愛護(hù)檔案,嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞行為,如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-2000不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者,按《檔案法》和《保密法》給予行政處分,構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時,必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件,經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方能在閱覽室閱覽,不可將檔案帶出檔案室。

e)檔案銷毀

⑴對已失去利用價值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定,最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn),方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由行政部人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔永久保存。

2、檔案管理細(xì)則

1)檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對外發(fā)出的公文,如給政府的請示報告類公文等;

⑵公司收到的公文,如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件;

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等;

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;

⑸重要的會議材料,包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;

⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;

⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料;

⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;

⑿外出公務(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;

⒀財務(wù)檔案資料;

⒁各種實物檔案;

⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確,如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,行政部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

⑸各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔,并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時間

⑴即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔:

a)公司規(guī)定的密級文件;

b)重要文件,如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等;

c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料;

d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料;

e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,編制檔案清單交行政部;

b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司行政部;

⑶電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集,行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

5、檔案交接

⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的,要填寫《檔案移交清單》,由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字,行政部見證。

6、檔案移交公司的流程

a)移交前,應(yīng)對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉?amp;39;文件進(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊,對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆填寫,要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

c)結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;結(jié)論在前,依據(jù)在后。

d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案,編制移交清單;

e)行政部根據(jù)移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對;

f)檔案完整、齊全且符合公司要求,移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單,確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份;

7、檔案保管

⑴檔案編號

a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。

b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)參照《檔案分類編號表》,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時,隨時增補之用。

d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求,組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi),便于查閱。

8、附則:本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。

檔案管理制度文檔篇7

一、建立健全學(xué)生健康檔案管理制度,建立學(xué)生個人健康卡,對學(xué)生定朝進(jìn)行健康檢查,對所獲數(shù)據(jù)歸類整理,隨時向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報或者提供學(xué)生身體素質(zhì)方面的情況或資料。

二、開展衛(wèi)生常識教育,搞好衛(wèi)生宣傳,向師生介紹衛(wèi)生保健、除害滅病等方面知識,教育學(xué)生養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣。

三、定期開展常見病、多發(fā)病、傳染病的調(diào)查與預(yù)防工作。做好學(xué)生生長發(fā)育、營養(yǎng)等方面的調(diào)查與統(tǒng)計工作。

四、抓好師生的衛(wèi)生保健工作,對師生小傷小病,能及時處理和治療。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好教職工的____工作。

五、建立教職工健康檔案,掌握教職工的身體健康情況,指導(dǎo)教職工防病治病。及時為新調(diào)進(jìn)教職工辦理醫(yī)療卡。

六、負(fù)責(zé)督促學(xué)生清掃教室和清潔區(qū),檢查環(huán)境衛(wèi)生情況,開展衛(wèi)生評比工作。加強對學(xué)生飲食衛(wèi)生和運動衛(wèi)生的監(jiān)控,經(jīng)常巡視學(xué)生眼保健操情況。

七、管理好學(xué)生。要及時上報,并做好造冊登記工作,療理師生傷病應(yīng)認(rèn)真寫好病歷,對支出藥品要認(rèn)真作好記載。

檔案管理制度文檔篇8

一、總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。

2、集團總部行政人事部負(fù)責(zé)集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)

5、政府、項目批文、合同;

6、公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);

7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;

8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;

9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);

10、公司有效證照、證件、印章;

11、具有法律效力及保存價值的文件;

12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴(yán)格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點:

(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(2)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案,列為永久保管。

(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。

(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議,行政人事部經(jīng)理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點,并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。

5、有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團總裁批準(zhǔn)后,方可銷毀。

4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團內(nèi)通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應(yīng)立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款,直至依法追究法律責(zé)任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自20__年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實際情況,制定具體實施細(xì)則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準(zhǔn)。

檔案管理制度文檔篇9

檔案資料是黨和國家的寶貴財富,為了做好檔案保管工作;防止檔案的損毀;延長檔案的壽命;維護(hù)檔案的完整與安全,特制定以下制度:

一、庫房內(nèi)的檔案資料,要按門類載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、編號,柜架排列有序。

二、檔案室的庫房要堅固,并有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防高溫等設(shè)施,要定期檢查檔案保管情況,對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

三、要注意控制庫房內(nèi)的溫濕度,不斷改善保管條件,努力達(dá)到溫濕度,不斷改善保管條件,努力達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的溫濕度,濕度一般保持在14度---20度之問;相對濕度45%---65%之間,庫房要清潔衛(wèi)生,定期清掃整。

四、庫房內(nèi)各種電器閘門要牢固,下班時要關(guān)閉電閘。庫房周圍要滅絕火源現(xiàn)象,庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。

五、檔案管理人員調(diào)閱搬運檔案資料要輕拿輕放,嚴(yán)防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料,以減少檔案機械磨損。

六、建立和完善全宗卷;并做好檔案的收進(jìn)、移出、利用等日常的登記、統(tǒng)計工作。

七、要提高警惕,防止發(fā)生任何盜竊破壞檔案資料的事件。

檔案管理制度文檔篇10

安全檔案的建立、完善和管理,是安全管理工作的重要組成部分。學(xué)校應(yīng)根據(jù)實際情況建立安全工作計劃部署檔案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安全檔案的.管理工作,由辦公室負(fù)責(zé)。安全檔案應(yīng)包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應(yīng)包括以下內(nèi)容:

(一)年度安全工作計劃、部署,各種安全文件資料。

(二)單位基本概況,重點部位情況。

(三)安全責(zé)任人、管理人、安全員崗位職責(zé)。

(四)各種安全制度。

(五)各種安全設(shè)施、器材情況。

(六)其他與安全有關(guān)的情況。

安全管理情況應(yīng)包括以下內(nèi)容:

(一)安全設(shè)施、器材定期檢查記錄,維修保養(yǎng)的記錄。

(二)安全隱患及其整改情況的記錄。

(三)安全檢查、巡查記錄。

(四)安全宣傳教育培訓(xùn)記錄。

(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。

(六)獎懲情況記錄。

(七)其他有關(guān)安全管理的情況。

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