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一、制定法務(wù)部工作管理制度
1、法務(wù)部工作職責(zé)及權(quán)限界定:法務(wù)部是集團公司行使監(jiān)察職能的專門機構(gòu),是集團公司的職能部門,行使集團公司授予的對各部門、各項目部及其工作人員以及相關(guān)合作人員、單位的行為進(jìn)行規(guī)范、檢查、監(jiān)督的職權(quán),保障集團公司的制度得到落實、執(zhí)行。
2、法務(wù)部的工作流程及方式:工作流程指法務(wù)部在履行職責(zé)過程中與公司其他職能部門相互協(xié)助的規(guī)則。 對此操作流程的制度化有助于部門做好履行職責(zé)的定位,明確權(quán)責(zé),有效的提高工作效率。
二、修訂并完善集團合同管理制度
1、規(guī)范集團合同訂立、履行、變更、解除全過程中的操作方式。
2、設(shè)置集團合同分類,并根據(jù)分類編制合同范本,推行范本實施;計劃對格式合同進(jìn)行常規(guī)修改,使其更符合實際操作和公司利益。
3、明確部門在合同管理過程中的職責(zé)及權(quán)限:對集團各部門所承擔(dān)的合同管理職能及職能活動進(jìn)行分解并要求必須執(zhí)行落實。職能分配依據(jù)《合同管理制度》嚴(yán)格執(zhí)行。
三、制定合同審查制度
1、合同審查對象:統(tǒng)一規(guī)范集團審查合同范疇,實現(xiàn)內(nèi)審與外審的分工對接,有效規(guī)范工作方式及流程,切實執(zhí)行。
2、合同審查標(biāo)準(zhǔn):細(xì)致劃分合同審查具體內(nèi)容及審定標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)工作流程具體化,有據(jù)可查,有理可依。
3、合同審查流程:明確合同審查流程,做到工作方式明確化,各個
部門對接具體化,切實提高工作效率。
四、合同及法律文件的審查
1、日常合同審查:
合同及法律文件的審查是一項日常性工作,合同及其他法律文件審查保持自收到文本壹個工作日內(nèi)審核完畢,并提出相應(yīng)的書面法律意見或進(jìn)行相應(yīng)的修改;
根據(jù)目前情況,法務(wù)部擬修訂并完善公司合同管理辦法及公司審定辦法,以期對公司合同及各類事項做到有規(guī)可依,有章可循。
2、合同履行風(fēng)險防范:
對公司內(nèi)部及各項目公司已經(jīng)簽訂的合同的履行情況向相關(guān)部門了解情況,根據(jù)合同履行中出現(xiàn)的問題進(jìn)行風(fēng)險預(yù)測,做好合同履行的風(fēng)險防范。并通過對合同履行中出現(xiàn)的風(fēng)險問題匯總,進(jìn)一步完善后續(xù)需簽訂的合同條款并對相關(guān)部門進(jìn)行風(fēng)險提示。
五、法律咨詢與培訓(xùn)
1、接受各部門的法律咨詢,并及時給予答復(fù),并對咨詢情況予以登記外,還計劃與行政部聯(lián)系,開通一個專門的法律咨詢電子郵箱,方便公司員工就工作內(nèi)或工作外相關(guān)法律問題的咨詢。
2、計劃與人力資源培訓(xùn)部配合,做好公司法律培訓(xùn)工作。根據(jù)公司目前情況,法務(wù)部擬重點就土地管理法、城市房地產(chǎn)管理法、建筑法、合同法、勞動法、勞動合同法、稅法以及其他新頒布的與公司經(jīng)營相關(guān)的法律進(jìn)行培訓(xùn)。
合同→規(guī)章制度→訴訟案件→法務(wù)檔案管理→接受法律咨詢和宣傳→自我提高
一、合同及法律文件的審核、起草
(此項工作涉及內(nèi)容包括但不限于:合同、協(xié)議、商務(wù)信函、會議紀(jì)要、通知、公告、意見、決定、報告、通報、請示、批復(fù)、承諾書、詢證函、備忘錄、手冊、回執(zhí)、收據(jù)、借條、說明、證明、申請書、規(guī)章制度、授權(quán)委托書、介紹信、股東會/董事會決議、公司章程等)
1、協(xié)助和完善合同及法律文件審核,加強合同審核的有效性。
2、對格式合同進(jìn)行常規(guī)修改,進(jìn)一步完善合同范本的制作,使其更符合實際操作和公司利益。
3、加強合同管理,規(guī)范審批流程,完善管理制度,盡可能降低公司的法律風(fēng)險。
4、大膽地提出合同中所在的風(fēng)險和問題,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供法律依據(jù)。
5、堅持事前、事中、事后都跟進(jìn)為原則,以高效、高準(zhǔn)確率和零風(fēng)險為法律服務(wù)準(zhǔn)則。
二、公司規(guī)章制度的修訂、完善
無規(guī)矩不成方圓,應(yīng)加快公司規(guī)章制度的制定與完善。
法務(wù)部/行政部
1、《行政管理辦法》
2、《公文管理辦法》
3、《印章管理辦法》
4、《公務(wù)車輛及司乘人員管理辦法》
5、《檔案管理辦法》
財務(wù)部
6、《費用報銷操作流程管理制度》
7、《財務(wù)印章及網(wǎng)銀U盾管理制度》
8、《票據(jù)管理制度》
9、《現(xiàn)金管理制度》
10、《銀行存款管理制度》
人力資源部
11、《出差管理辦法》
12、《考勤及休假管理辦法》
13、《招聘管理辦法》
14、《入職與試用期管理辦法》
15、《獎懲管理辦法》
16、《勞動合同管理辦法》
17、《勞動合同》
18、《保密協(xié)議》
19、《員工入職聲明》
三、法律糾紛的處理
1、協(xié)助公司有關(guān)部門對公司債權(quán)、債務(wù)進(jìn)行清理和催收。
2、在清理和催收中,發(fā)現(xiàn)重大法律問題立即向上級提出警示并同時報告相關(guān)案情。
3、發(fā)現(xiàn)需訴訟的案件,向上級報告情況,及時收集各類證據(jù)材料,做好訴訟準(zhǔn)備,訴訟應(yīng)當(dāng)認(rèn)真負(fù)責(zé)。
4、訴訟前做好與對方當(dāng)事人協(xié)調(diào)談判工作,爭取雙贏。
四、法務(wù)工作檔案的建立
1、建立法務(wù)工作檔案管理制度,所有合同和法律文件的評審均應(yīng)登記和留存,以備隨時查檔。
2、對于將來法務(wù)介入的勞動爭議糾紛和其他經(jīng)濟糾紛,相關(guān)材料應(yīng)當(dāng)整理歸檔,未結(jié)的糾紛方便處理,已結(jié)的糾紛便于查閱。
五、法律培訓(xùn)和宣傳計劃
1、根據(jù)公司的要求,積極配合有關(guān)部門,采用定期或不定期方式對公司所有在工作中需接觸法律的業(yè)務(wù)、采購及管理人員進(jìn)行相應(yīng)的崗位法律培訓(xùn)。
2、在平時的工作中,積極地解答同事的法律咨詢并不定時的進(jìn)行法律宣傳。
六、自身素質(zhì)的提高
1、加強學(xué)習(xí)新知識,吸收企業(yè)文化,爭取機會參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)和同行交流。
2、熟練掌握法務(wù)工作流程,積極主動、認(rèn)真負(fù)責(zé),努力成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。
法務(wù)部根據(jù)目前公司的工作情況和工作需要,堅持以事前預(yù)防、事中控制為主、事后補救為輔為原則,以高效、高準(zhǔn)確率和自律為法律服務(wù)準(zhǔn)則,結(jié)合企業(yè)法律工作的特點和公司法律服務(wù)的實際需求,制定法務(wù)部工作計劃。
一、合同及法律文件的審核、起草
1、協(xié)助鞏固和完善合同及法律文件審核的機制,加強合同審核的有效性。
2、進(jìn)一步完善合同范本的修改和制作,使其更符合實際操作和公司利益。
3、合同及其他法律文件審核保持自收到文本2小時內(nèi)審核完畢,并提出相應(yīng)的書面法律意見或進(jìn)行相應(yīng)的修改,但特殊情況除外。
4、合同及其他法律文件的起草自詳細(xì)了解相應(yīng)的具體內(nèi)容后4小時內(nèi)完成,但特殊情況除外。
5、加強合同管理,規(guī)范審批流程,完善管理制度,盡可能降低公司的法律風(fēng)險。
6、保持敢于直言的風(fēng)格,大膽地提出合同中所在的風(fēng)險和問題,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供法律依據(jù)。
二、法律補救功能中的計劃
1、協(xié)助公司有關(guān)管理部門及業(yè)務(wù)部門對公司債權(quán)進(jìn)行清理和催收,接到相關(guān)要求后2天內(nèi)開始行動。
2、在清理和催收中,發(fā)現(xiàn)重大法律問題立即向相關(guān)部門提出警示,同時向公司報告相關(guān)案情,使領(lǐng)導(dǎo)迅速作出決策。
3、接到訴訟請求后,自領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之日起15日內(nèi)完成法院立案。
4、發(fā)現(xiàn)需訴訟的案件,有義務(wù)向公司報告情況,并建議提請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)起訴。
5、對起訴或應(yīng)訴案件的代理,大多數(shù)保持自行代理。
6、做好訴訟前與對方當(dāng)事人協(xié)調(diào)談判工作,爭取雙贏。
7、訴訟案件做到有求必應(yīng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、及時完成。
三、知識產(chǎn)權(quán)管理計劃
1、與公司其他職能部門協(xié)作,爭取申請“上海市商標(biāo)、“馳名商標(biāo)”等榮譽,提高企業(yè)無形資產(chǎn)的含金量。
2、按公司需求,高效、高準(zhǔn)確率地完成商標(biāo)的申辦注冊工作。
3、做好商標(biāo)、商業(yè)秘密等知識產(chǎn)權(quán)的管理和保護(hù)工作。
四、法律培訓(xùn)和宣傳計劃
1、根據(jù)公司的要求,積極配合有關(guān)部門,采用定期或不定期方式對公司所有在工作中需接觸法律的業(yè)務(wù)、采購及管理人員進(jìn)行相應(yīng)的崗位法律培訓(xùn)。
2、擬對公司涉及商標(biāo)、商業(yè)秘密等知識產(chǎn)權(quán)工作的相關(guān)人員進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)知識點的培訓(xùn)。
3、在進(jìn)行法律培訓(xùn)的同時,法務(wù)部不定時地解答法律咨詢和進(jìn)行法律宣傳。
五、自身素質(zhì)提高
1、加強學(xué)習(xí)新知識,吸收新知識,爭取機會參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)和同行交流。
2、鑒于法務(wù)部自身還未能熟悉地掌握法律英語和運用國際經(jīng)濟法律、商業(yè)慣例,對公司涉外經(jīng)濟活動的法律支持和服務(wù)還缺乏力度,有待繼續(xù)學(xué)習(xí)提高。
一、合同及法律文件的審查
合同及法律文件的審查是一項日常性工作,合同及其他法律文件審查保持自收到文本x小時內(nèi)審核完畢,并提出相應(yīng)的書面法律意見或進(jìn)行相應(yīng)的修改;根據(jù)目前情況,對經(jīng)濟合同制度中的合同評審內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,計劃x月前完成。對格式合同進(jìn)行常規(guī)修改,使其更符合實際操作和公司利益。在第三季度內(nèi)完成。
二、法律咨詢與培訓(xùn)
工作時間內(nèi)隨時接受各部門的法律咨詢,并及時給予答復(fù)。對于咨詢情況予以登記。計劃與信息部聯(lián)系,開通一個專門的法律咨詢郵箱,方便公司員工就工作內(nèi)或工作外相關(guān)法律問題的咨詢。與人力資源培訓(xùn)部配合,做好公司法律培訓(xùn)工作。根據(jù)公司情況,擬重點就合同法、勞動合同法、產(chǎn)品質(zhì)量法、消費者權(quán)益保護(hù)法、知識產(chǎn)權(quán)法、不正當(dāng)競爭法、稅法以及其他新頒布的與公司經(jīng)營相關(guān)的法律進(jìn)行培訓(xùn)。每個季度培訓(xùn)一次,可以根據(jù)需求增加培訓(xùn)內(nèi)容和次數(shù)。
三、法律糾紛的處理
公關(guān)法務(wù)部協(xié)助公司有關(guān)管理部門及業(yè)務(wù)部門對公司債權(quán)進(jìn)行清理和催收,在清理和催收中,發(fā)現(xiàn)重大法律問題立即向相關(guān)部門提出警示,同時向公司報告相關(guān)案情。按公司規(guī)定由公關(guān)法務(wù)部介入的勞動仲裁糾紛或各類經(jīng)濟糾紛,應(yīng)當(dāng)及時收集各類證據(jù)材料,做好訴訟準(zhǔn)備,訴訟應(yīng)當(dāng)認(rèn)真負(fù)責(zé)。
四、法務(wù)工作檔案的建立
目前法務(wù)工作檔案制度沒有建立,所有合同和法律文件的評審均未在公關(guān)法務(wù)部登記和留存。所有合同和法律文件的評審均進(jìn)行登記,并且將評審的材料及評審意見復(fù)印留存,以備隨時查檔。對于將來公關(guān)法務(wù)部介入的勞動爭議糾紛和其他經(jīng)濟糾紛,相關(guān)材料應(yīng)當(dāng)整理歸檔。未結(jié)的糾紛方便處理,已結(jié)的糾紛便于查閱。
五、自身素質(zhì)的提高
加強學(xué)習(xí)新知識,吸收新知識,爭取機會參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)和同行交流。
根據(jù)公司目前的法律需求現(xiàn)狀,以及工作當(dāng)中遇到的相關(guān)法律問題,結(jié)合個人思考,20__年度法律事務(wù)部的工作重點將圍繞如下幾點展開:
1、合同及法律文書的審查
合同審查作為法務(wù)工作的重點和主要工作,要確保合同審查的時效性、準(zhǔn)確性。在合同審查之后,及時整理總結(jié),并對項目進(jìn)行跟蹤服務(wù)。
2、合同交底
合同交底這是一個與合同審查緊密相連的重要步驟,也是防范合同法律風(fēng)險,促進(jìn)項目履約安全、和諧、有序進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對于個別項目履約能力差、負(fù)責(zé)人資信度不高、合同條款被動的項目應(yīng)重點跟蹤,及時溝通并出具合同交底書,提示風(fēng)險,制定對策。由質(zhì)安協(xié)助辦理合同交底,必要時隨同前往。
3、合同談判
根據(jù)公司需要,參加施工合同談判,及時做好談判的思想、資料準(zhǔn)備,掌握談判策略技巧,做好談判記錄和總結(jié)。
4、訴訟糾紛
針對去年公司訴訟糾紛繁多、突發(fā)的情況,今年將加強對訴訟等法律文書的管理,做到每一個函件、每一個文書都與項目部或各分公司跟蹤落實,徹底解決,不留下尾巴,及時將處理過程和結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報。同時,堅持以協(xié)調(diào)為主,訴訟為輔的原則,與項目負(fù)責(zé)人及各分公司共同協(xié)商處理。
5、自身提高
加快、加深專業(yè)知識學(xué)習(xí),緊密關(guān)注行業(yè)政策、文件等動態(tài),為公司提供準(zhǔn)確高效的法律支持。
建議
1、項目部私刻公章
集團公司的內(nèi)部承包合同中有項目部專用章使用責(zé)任的相關(guān)約定,而實踐當(dāng)中,存在項目部私刻總公司行政公章或財務(wù)用章的情況,給總公司造成不能預(yù)見的損失和諸多潛在隱患。建議在內(nèi)部承包合同內(nèi)增加項目部擅刻除項目部印章
外其他公司印鑒的違約責(zé)任,一來起到一個較好的警示作用,二來一旦發(fā)生此類事件有據(jù)可查,在移送司法機關(guān)并不現(xiàn)實或不充分的情況下,能適當(dāng)挽回經(jīng)濟損失。
2、完善印章刻制標(biāo)準(zhǔn)
實踐中,經(jīng)常出現(xiàn)將加蓋項目部印章的合同認(rèn)定為表見代理要求總公司承擔(dān)連帶責(zé)任的情況,為降低該風(fēng)險,在印章刻制時,可注明印章的用途,起到告知第三人的作用,即讓第三人對項目經(jīng)理部的權(quán)利有較為直觀和充分的認(rèn)識,且日后在訴訟中可以此作為一個抗辯的理由,用來判斷和說明第三人善意或惡意的依據(jù)。(項目部章印樣如下)
________股份有限公司
________項目技術(shù)專用章
對外承諾、借貸及簽訂經(jīng)濟合同
一律無效
3、收發(fā)函件
發(fā)函時,如有多頁,應(yīng)加蓋騎縫章,避免涂改換頁。遇對方拒簽是,可采用快遞送達(dá)至對方工商注冊地址、法定代表人收的辦法,快遞上應(yīng)注明文件內(nèi)容、頁碼,若文件重要,則應(yīng)采用公證快遞的形式。
收函時,應(yīng)做好簽收記錄,包括簽收時間。對函件如有異議,應(yīng)及時回函澄清,表明觀點。
4、分包風(fēng)險
《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》規(guī)定,總包單位應(yīng)對全部建設(shè)工程質(zhì)量負(fù)責(zé)。首先要審核分包單位資質(zhì),加強對分包工程的管理,嚴(yán)格按合同履行總包義務(wù),其次,指定分包工程對總包單位造成損失時,要及時向建設(shè)單位及分包單位去函,要求順延工期,賠償損失。同時,分包單位的水電管理應(yīng)及時辦理簽單。