建立事業(yè)單位登記管理檔案的主要目的,是貫徹實施《檔案法》的有關規(guī)定,為加強對事業(yè)單位的登記管理和其他管理服務,為社會公眾服務,為事業(yè)單位服務。
_年5月18日國家事業(yè)單位登記管理局印發(fā)了《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》,對登記檔案管理工作進行了具體規(guī)范。筆者認為,做好事業(yè)單位登記檔案管理工作,需要從以下方面著手:
一是增強專業(yè)性培訓。檔案管理人員的專業(yè)知識和綜合素質的高低,在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對穩(wěn)定的工作崗位,由專人負責登記檔案管理工作的同時,需要積極支持檔案員參加檔案現(xiàn)代化管理的理論知識和操作技能業(yè)務培訓,不斷提高檔案工作人員素質。
目前,我市事業(yè)單位登記管理局配備了3名事登干部,具體負責311個事業(yè)單位的年檢登記、網(wǎng)上辦公、事業(yè)單位登記管理監(jiān)督和檔案管理工作,其工作量大,業(yè)務繁重,規(guī)范和提高事登檔案管理水平,筆者認為自上而下組織專門培訓,增強其專業(yè)性和穩(wěn)定性很有必要。
二是注重基礎性工作。登記檔案資料的完整性和真實性是體現(xiàn)檔案利用價值的關鍵所在。檔案歸檔的基礎性工作在于各個事業(yè)單位,我們登記管理部門需要從基礎抓起。
就要提高登記檔案管理人員隊伍的整體素質,通過舉辦登記檔案管理知識培訓班、下發(fā)事業(yè)單位登記檔案標準和范本等形式,提高登記檔案員的檔案歸檔業(yè)務知識,這樣就從源頭規(guī)范了檔案,提高了檔案標準,便于后期年審、網(wǎng)上辦公、集中進行歸檔等各項工作。
三是發(fā)揮檔案服務工作。登記檔案最終的目的就是在于“信息”服務。對內在事業(yè)單位管理上,對外在經(jīng)濟社會發(fā)展中都發(fā)揮著極其重要的作用。
要發(fā)揮好登記檔案信息服務,就必須緊密圍繞機構編制工作大局加強檔案管理,抓好檔案管理促進機構編制工作大局這個目標,應向經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)學習,汲取檔案管理和開發(fā)利用的經(jīng)驗和做法,積極開展信息開發(fā)和檔案資料編研完善工作,以提高登記檔案的利用和服務價值。
年輕的時候,在走上工作崗位之前,我對自己今后的工作有過諸多夢想:當一名飛行員,翱翔在祖國的藍天是多么自豪;當一名警察,匡扶正義是多么讓人敬仰;當一名醫(yī)生,救死扶傷又是多么神圣;當一名教師,桃李滿天下是何等幸福等等。就是沒想過今后會當一名檔案管理員,而且有可能一直擔任到自己退休。人生的精彩,莫過于人生道路的不可預測與多變。今天,我以一名有十多年檔案管理員工作經(jīng)驗的員工身份,站在七分公司這個平臺上,講講我在檔案管理員這個平凡工作崗位上的感受和體會。
如果你問我對檔案管理工作最大的體會是什么?我的回答是八個字:繁雜、瑣碎、枯燥、清苦。每天不厭其煩地重復著:檔案收集、鑒別、整理、裝訂、錄入、查閱、借用等工作。全公司有一千二百多人、加上四百多退休人員、還有其他人員一共將近兩千份檔案,另外還有全公司在職員工的證書、照片等其他資料。所有的檔案都是我和我的前任者們一頁一頁地建立起來的。每份檔案的每一頁上都留下了我們的指紋,記錄了我們默默無聞的工作歷程,也見證了公司這些年的發(fā)展壯大。
曾經(jīng)有人問我:你每天在辦公室里忙忙碌碌地在干什么?我的工作,大部分你還真看不到,每完成一項就被我鎖進了檔案柜里。自從接觸檔案管理工作,我甘于默默無聞地堅守在檔案管理員這個工作崗位上,始終懷著淡定無爭的心態(tài),保持著滿腔工作熱情,是源于我對檔案管理工作重要性的認識;源于檔案對每個人重要性的認識。某某同志曾為檔案管理工作提過詞:“檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展重要基礎,這個基礎不牢固,將來我們是要負歷史責任的”。人生一世,檔案始終相隨,檔案見證了每個人的學習成長、職務升遷、職稱評定的歷程,記錄了每個人的榮辱歷史,如果沒有檔案,人生歷程就像是沒有記錄內容的白紙一張。每個人的所作所為,獲得的榮譽、犯下了過失、得到了表彰、接收的處分等等,一旦進入了自己的檔案,便伴隨自己終生,誰都沒法改變。在這里,我善意地提醒各位:努力工作,擔負起自己的責任,履行好時代賦予的使命,為自己的檔案爭光添彩,讓別人查閱你檔案時內心為你驕傲地豎起大姆指。別讓自己的檔案里“藏污納垢”,“充滿黑色”。
如果說默默無聞的工作是一種平凡,那么在他人升遷后仍能任勞任怨就是一種精彩。選擇了檔案管理工作,注定沒有轟轟烈烈,只有波瀾不驚,按部就班;沒有萬眾矚目,只有默默無聞,無私奉獻;沒有投機取巧,只有腳踏實地,忍受枯燥。但我無怨無悔!因此我的工作得到了部門和公司領導的認可,_年還獲得了公司“三八”紅旗手榮譽稱號。
天下興亡,匹夫有責。公司興亡,員工豈能無責!像我這個檔案管理員一樣,公司的每位員工都有自己的責任和使命,只有具有責任感和使命感的員工,才是公司這個健康機體的重要組成部分。只有每位員工擔負起自己神圣的職責,履行好光榮的使命,才能創(chuàng)造一個健康向上、蓬勃發(fā)展、日新月異的_公司。
檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分,它能記載和反映出公司日常工作和建設活動的全過程和成果,可及時為領導決策和各工作部門提供內容翔實的信息資料。因此,我們必須把檔案的整理、立卷、歸檔和保管工作當做一項十分重要的任務來抓好、抓實。
如何做好本單位檔案管理工作?
一、目標與前提
檔案管理的最佳狀態(tài),即達到收集完整、整理有序、分類合理、立卷規(guī)范、保管妥善、查詢便捷的目標。檔案管理的硬件要硬,“軟件”還要硬,這是實現(xiàn)檔案管理法制化的必要前提。首先,公司必須要有能夠達到防火、防盜、防泄密的檔案室,并配備必要的檔案密集柜、溫度測量儀、滅火器、辦公電腦等相應的辦公設施,這是最基本的硬件保證。其次,單位應該高度重視,分派政治覺悟高、業(yè)務能力強的人負責檔案管理工作。再次,公司要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》、國家檔案局令(第10號)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》等相關法律規(guī)定,結合實際情況建立、健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度。
二、收集與整理
歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系;應區(qū)分不同價值,便于保管和利用;應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。各部門兼職檔案員應積極配合檔案管理員做好檔案的收集與整理,在規(guī)定時間內按要求做好文件的分類、收集,保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng),并及時移交檔案室。
三、立卷與歸檔
立卷和歸檔是檔案管理的一項重點工作,好的立卷歸檔工作對于保存有價值的文件,以及積累檔案史料有著十分重要的意義。因此,做好立卷與歸檔工作需把握以下幾點:
(一)組件分類。文件收集移交之后,就到了集中統(tǒng)一立卷的環(huán)節(jié)。我們應將收集到的文件材料逐一進行科學分類,同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。歸檔文件一般采用按年度分類、按機構(問題)分類、按保管期限分類三種方法進行分類,確保歸檔的材料都有保存價值,并確定保管期限。在組件分類的過程中,要重點檢查歸檔的材料是否齊全完整,對破損的文件材料要修補或復制,剔除重復、多余的材料。
(二)排列與編號。歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內按時間結合事由排列,同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列,會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。編號時應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編寫應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。
(三)編目與裝訂。一是歸檔文件應逐件編目,并依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。來文與復文作為一件時,對復文的編目應體現(xiàn)來文內容。歸檔文件目錄還應設置序號、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。二是案卷的裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、便捷,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂時應盡量減少對歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應維持不變。為便于管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。
(四)編頁與裝盒。紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼,頁碼應逐頁編制,宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。最后將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。
四、借閱與歸還
公司應嚴格執(zhí)行保密制度,建立、健全檔案借閱制度和檔案查閱登記表。任何檔案的借閱都應該嚴格履行審批和登記手續(xù),凡借出的檔案都應及時催還,歸還時發(fā)現(xiàn)文件短缺、增刪等現(xiàn)象應立即追查。
五、保管與銷毀
檔案的保管期限分為永久、30年、10年三種。到了銷毀的年限時,應先登記,編制清冊,并按有關規(guī)定履行審批手續(xù)后,再將需要銷毀的檔案逐一進行銷毀,銷毀時需要至少兩人監(jiān)督,銷毀清單及記錄需打印紙質檔案保存。
_年5月4日早晨8點半在集寧區(qū)域指揮部參加為期兩天的視頻資料檔案管理培訓班的學習。此次培訓由鄂爾多斯市資料檔案管理局局長喬局長給我們講授,作為公司一名檔案管理人員,我為能有這樣的學習機會感到非常高興。
在幾天的學習中,我們學到了資料管理的分類、程序及具體的管理方法,它分為文書檔案、基建檔案、設備檔案、產(chǎn)品檔案、會計檔案、人事管理檔案等10項檔案。它的程序有鑒定、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架幾道程序。實際工作中,公司給我提供了一個非常好的工作平臺,讓我接觸檔案管理工作,并逐步了解檔案工作的實質,使我從一個對檔案管理一無所知的人成為了公司業(yè)務檔案資料的管理者。結合平時的工作實踐,這次的學習使我受益匪淺。下面我就此次學習結合公司檔案管理說說我的感想和心得。
我們公司的檔案管理從起步階段,經(jīng)過不斷的發(fā)展和規(guī)范,現(xiàn)在已經(jīng)建立起了健全的信息化管理平臺。公司相關部門都有自己相應的檔案資料管理員,檔案管理的信息化建設也隨著局域網(wǎng)應用越來越便捷。作為檔案管理部門來說,我們所要做的就是努力為信息與需要信息者之間架起一座橋梁,使檔案資料得以最大化的合理利用,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
目前,公司的檔案管理包括財務部的機要資料、業(yè)務資料,項目部、工程技術部項目工程資料;設備材料部、配套工程部的有關材料設備的資料;行政辦公室的人事及規(guī)章制度等相關資料。各部門在資料檔案的收集、整理過程中做了大量工作,各種資料都劃分了歸屬大類,錄入了電子目錄清單,通過公司局域網(wǎng)查找起來非常方便,比起以前的手工檔案盒查找方式省時省力。但是也出現(xiàn)了一些問題,比如有時會出現(xiàn)資料收集斷檔,資料傳遞不及時,各部門之間的信息不對稱等問題,這就需要我們每一個資料檔案管理員不斷學習檔案管理的知識,提高業(yè)務水平,還要做好與部門、同事之間的溝通,全面整合各類檔案信息資源,促進檔案信息資源數(shù)量增加,質量提高,結構優(yōu)化以及檔案信息資源的公開和共享。
在以后的工作中我會結合實際情況,認真完成規(guī)范資料檔案的收集、分類、編號和歸檔工作,了解和熟悉資料的內容,提高服務意識,提高工作效率,我想這樣我們就會和公司一起成長,公司的發(fā)展也會帶給我們更多的機會來實現(xiàn)我們的人生價值。
20_年6月17至19日參加了由北京市檔案局組織的市重點建設項目檔案管理培訓學習,短短的3天學習,受益匪淺,通過學習系統(tǒng)掌握了工程檔案管理、收集、整理、分類、歸檔等規(guī)劃化管理工作;學習了重點項目檔案驗收要求和內容;學習了重點項目聲像檔案管理,下面談談我的收獲和體會:
一通過這次學習和與其他師范項目檔案技術交流,深知做好工程檔案管理的重要性和必要性:
1、規(guī)范化、科學化檔案管理是重要項目建設必須做好的一項基礎性工作,也是成為精品工程的重要保障。
2、項目工程內在需要,檔案是記錄工程歷史,見證工程過程的重要憑證,是項目日后良好運營運用和遇到應急狀態(tài)的重要保障。
3、檔案專項驗收是竣工驗收的重要組成部分。
二經(jīng)過三天學習和技術交流,總結和歸納了以下幾點做好一流檔案管理的方法和程序:
1、項目建設單位領導要重視,對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理,檔案管理工作與工程管理應同步進行,從源頭介入。
2、實施前制定檔案管理策劃方案,全面策劃制定目標,建立機構,編制人員崗位責任制,管理流程,控制措施等。
3、認真貫徹國家檔案工作法律法規(guī),建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度。
4、全面實施項目檔案合同制度,把項目檔案相關條款列入合同中,對相關方施加支付控制。
5、全面實施過程控制,檔案管理與項目管理相融合,全方位隨產(chǎn)生、隨收集、隨驗收、隨歸檔。
6、全面實施檔案審核工作,確保準確性、真實性、完整性。
7、確保檔案實體與信息安全。
針對公司阿蘇衛(wèi)項目從現(xiàn)在開始把理論知識服務于實踐,把學到的知識運用到實際工作上,逐步完善和改進阿蘇衛(wèi)項目檔案管理,深信在公司領導的重視和各部門的配合下,力爭把阿蘇衛(wèi)項目工程做成一流檔案管理工作為阿蘇衛(wèi)精品項目工程服務。