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一、目的
為規(guī)范公司辦公用品采購及領(lǐng)用流程,并有效節(jié)約費(fèi)用,避免資源浪費(fèi),特制訂本辦法。
二、適用范圍
本辦法規(guī)定的采購、領(lǐng)用流程僅適用于公司內(nèi)部使用的用品、設(shè)備等采購,不包含工程施工材料和設(shè)施設(shè)備的采購。
三、辦公用品采購
第一條公司各部門所需的常規(guī)辦公用品、低值易耗品等預(yù)算內(nèi)辦公用品,由行政人事部相關(guān)責(zé)任人根據(jù)庫存量及月使用量,按月采購,采購時(shí)間為每月20日,遇特殊情況進(jìn)行調(diào)整。請各部門有特殊需求的,須在每月20日前申請,逾期則下月采購。
第二條各部門所需預(yù)算內(nèi)非常規(guī)及高價(jià)辦公用品、設(shè)備由需求部門向分管領(lǐng)導(dǎo)申請(注明品牌、規(guī)格、型號、價(jià)格及用途),申請通過后由行政人事部采購,若遇預(yù)算外急需高價(jià)辦公用品、設(shè)備,由需求部門提出申請,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)行政人事部進(jìn)行采購。
第三條各部門所用的專用表格等印刷品,由部門自行制訂格式、規(guī)格,由部門經(jīng)理協(xié)調(diào)行政人事部印制。
第四條本辦法所指辦公用品分為
1、低值易耗品
第一類:如墨盒、硒鼓、碳粉、軟盤、刻錄盤、復(fù)印紙、插座、電源線、計(jì)算器、訂書機(jī)、剪刀、裁紙刀、印臺(tái)、U盤等以及辦公文
具類如:鉛筆、橡皮、膠水、膠帶、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、抽桿夾、文件袋、文件夾、印油、資料盒、簽字筆、筆芯、白板筆、螢光筆、修正液、訂書針、尺子、長尾夾、卷筆刀、電池、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品等。
第二類:生活及待客用品。如:面巾紙、紙杯、茶葉、水果、煙等。
2、耐用品
第三類:辦公家具。如各類辦公桌、辦公椅、會(huì)議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺(tái)、保險(xiǎn)箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。
第四類:辦公設(shè)備類。如電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、幻燈機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、移動(dòng)硬盤、電風(fēng)扇、音響器材、電話機(jī)等。
第五條全公司常規(guī)辦公用品費(fèi)用每月不得超過人民幣1000元,若因人員或業(yè)務(wù)量增加導(dǎo)致費(fèi)用超標(biāo),則報(bào)請總經(jīng)理審批進(jìn)行調(diào)整。
四、辦公用品申領(lǐng)流程
1、第一、二類辦公/生活及接待用品的申領(lǐng)流程
需求部門登記)→(預(yù)算內(nèi))行政人事部采購→需求部門領(lǐng)用→建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)帳
2、第三、四類辦公用品申領(lǐng)流程:
需求部門填寫《辦公用品需求申請單表》→部門經(jīng)理審核(簽字)→分管領(lǐng)導(dǎo)審核(簽字)→詢價(jià)→總經(jīng)理審核(簽字)→行政人事部采購→領(lǐng)取發(fā)放,同時(shí)建立領(lǐng)用臺(tái)帳,記載各部門領(lǐng)用情況。
3、所有員工要勤儉節(jié)約,杜絕浪費(fèi),努力降低消耗和辦公費(fèi)用。
4、使用部門和個(gè)人直接負(fù)責(zé)辦公用品的日常保養(yǎng)、維護(hù)及管理。五、采購費(fèi)用報(bào)銷所有辦公用品、設(shè)備采購后,由行政人事部完成費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。
五、其他事項(xiàng)
1、臨時(shí)性非常規(guī)急需的低價(jià)物品可經(jīng)部門經(jīng)理審核同意后,由使用部門配合行政人事部先行采購,事后做好手續(xù)補(bǔ)辦工作,反之是臨時(shí)急需的高價(jià)物品須總經(jīng)理審批同意后,由行政人事部采購。
2、各部門需要辦公用品價(jià)格較高、數(shù)量較大、品種較多的(如各種會(huì)議和大型活動(dòng)),至少提前5天做出采購計(jì)劃,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后,由行政人事部采購。
3、對專業(yè)性物品的采購,由使用部門協(xié)助行政人事部共同采購。
4、辦公用品原則上根據(jù)采購計(jì)劃由行政人事部采購和保管。
5、凡屬耐用品類,按部門崗位確定相應(yīng)配置,如有質(zhì)量問題,行政人事部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)更換、維修和其他售后工作。
6、嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。
為規(guī)范食品采購索證索票、進(jìn)貨查驗(yàn)和采購記錄行為,保障公眾餐飲安全,根據(jù)《食品安全法》、《食品安全法實(shí)施條例》、《浙江省食品經(jīng)營許可實(shí)施細(xì)則(實(shí)行)》等法律、法規(guī)及規(guī)章,制定本管理制度。
一、指定經(jīng)培訓(xùn)合格的專(兼)職人員負(fù)責(zé)食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購索證索票、進(jìn)貨查驗(yàn)和采購記錄。專(兼)職人員應(yīng)當(dāng)掌握餐飲服務(wù)食品安全法律知識、餐飲服務(wù)食品安全基本知識以及食品感官鑒別常識。
二、采購食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品,應(yīng)當(dāng)?shù)阶C照齊全的食品生產(chǎn)經(jīng)營單位或批發(fā)市場采購,并應(yīng)當(dāng)索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應(yīng)當(dāng)包括供貨方名稱、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品數(shù)量、送貨或購買日期等內(nèi)容。長期定點(diǎn)采購的,與供應(yīng)商簽訂包括保證食品安全內(nèi)容的采購供應(yīng)合同。鼓勵(lì)餐飲單位到建立電子監(jiān)管一票通的食品批發(fā)企業(yè)采購食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品。
三、從生產(chǎn)加工單位或生產(chǎn)基地直接采購時(shí),應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業(yè)執(zhí)照和產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
四、從食品經(jīng)營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)批量或長期采購時(shí),應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)并留存加蓋有公章的營業(yè)執(zhí)照和食品經(jīng)營許可證等復(fù)印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
五、從食品經(jīng)營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)少量或臨時(shí)采購時(shí),應(yīng)當(dāng)確認(rèn)其是否有營業(yè)執(zhí)照和食品經(jīng)營許可證,留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
六、從農(nóng)貿(mào)市場采購的,應(yīng)當(dāng)索取并留存市場管理部門或經(jīng)營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個(gè)體工商戶采購的,應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)并留存供應(yīng)者蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照或復(fù)印件、購物憑證和每筆供應(yīng)清單。
七、從食品經(jīng)營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)和農(nóng)貿(mào)市場采購畜禽肉類的,應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)動(dòng)物產(chǎn)品檢疫合格證明原件;從屠宰企業(yè)直接采購的,應(yīng)當(dāng)索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和動(dòng)物產(chǎn)品檢疫合格證明原件。
八、采購乳制品的,應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件。
九、批量采購進(jìn)口食品、食品添加劑的,應(yīng)當(dāng)索取口岸進(jìn)口食品法定檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗(yàn)合格證明的復(fù)印件。
十、采購集中消毒企業(yè)供應(yīng)的餐飲具的,應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)、索取并留存集中消毒企業(yè)蓋章(或簽字)的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、蓋章的批次出廠檢驗(yàn)報(bào)告(或復(fù)印件)。
十一、食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購入庫前,餐飲服務(wù)提供者應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)所購產(chǎn)品外包裝、包裝標(biāo)識是否符合規(guī)定,與購物憑證是否相符,并建立采購記錄。采購記錄應(yīng)當(dāng)如實(shí)記錄產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期、供應(yīng)單位名稱及聯(lián)系方式、進(jìn)貨日期等。
十二、按產(chǎn)品類別或供應(yīng)商、進(jìn)貨時(shí)間順序整理、妥善保管索取的相關(guān)證照、產(chǎn)品合格證明文件和進(jìn)貨記錄,不得涂改、偽造,其保存期限不得少于2年。
第一條為了滿足公司飛速發(fā)展的需要,為了加強(qiáng)對本公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,財(cái)務(wù)部在李總的指示下,在項(xiàng)目部、采購部等部門的配合下,特制定此制度。
第二條對外采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離,其中包括:
(一)付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和洽談價(jià)格的業(yè)務(wù);
(二)采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時(shí)擔(dān)任;
(三)貨物的采購人員不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收和記賬工作。
(二)日常辦公用品采購:由行政管理部或其指定的部門或?qū)H素?fù)責(zé)辦理。
(三)對于重要材料的采購,必要時(shí)由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)。
(一)集中計(jì)劃采購:凡具有共同性的材料,須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利,采購前,先通知請購部門依計(jì)劃提出請購,采購部門集中辦理采購。
(二)長期報(bào)價(jià)采購:凡經(jīng)常性使用,且使用量較大的材料,采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商,議定長期供應(yīng)價(jià)格,批準(zhǔn)后通知請購部門依需要提出請購。
(三)未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意,不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料供應(yīng)商;如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的,采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料,獲得書面批準(zhǔn)后方可變更。
(四)詢價(jià)、議價(jià)結(jié)束后,需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價(jià),否則公司不予認(rèn)可價(jià)格(特殊情況下,需電話征得總經(jīng)理同意);由此引起后果由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。
(五)采購合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負(fù)責(zé),否則視為無效。
(一)經(jīng)辦人員應(yīng)對廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后,以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價(jià)。
(二)凡是最低采購量超過請購量的,采購經(jīng)辦人員在議價(jià)后,應(yīng)在請購單中注明,經(jīng)主管簽字確認(rèn)后上報(bào)。
(三)采購經(jīng)辦人員接到“采購申請單”后應(yīng)依采購材料使用時(shí)間的緩急,并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的書面比價(jià),經(jīng)分析后進(jìn)行議價(jià),議價(jià)結(jié)果書面上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。
(四)采購部門接到請購部門(項(xiàng)目部、行政管理部)以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況,主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià),待接到請購單后,按一般采購程序優(yōu)先辦理。
(一)使用部門根據(jù)本部門實(shí)際物資需求情況,填寫請購單(即采購單第一聯(lián)),明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、使用日期等,交給采購部門審核。請購單應(yīng)有部門經(jīng)理簽字。
(二)采購部門收到使用部門提交的請購單時(shí),審核后如確有必要購買,由采購經(jīng)理簽字,再請總經(jīng)理予以批示。采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“采購申請單”(即采購單第二聯(lián))后,應(yīng)按照上述總則操作,貨比三家,選擇出合適的供應(yīng)商后,并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期。
(三)采購單一式四份,第一聯(lián)即使用部門提交的請購單,第二聯(lián)即采購部門使用的采購申請單,第三聯(lián)交給財(cái)務(wù)(采購員核銷時(shí)),第四聯(lián)交給倉管員(以備驗(yàn)收)。
(一)采購物資到貨后,采購員要及時(shí)組織質(zhì)監(jiān)部門、倉庫管理員進(jìn)行入庫前的清點(diǎn)驗(yàn)收,驗(yàn)收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)是否相符,然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣。驗(yàn)收合格后,驗(yàn)收部門的人員應(yīng)對已收物資編制一式兩聯(lián)、事先編號的驗(yàn)收單進(jìn)行簽字,作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)物資的依據(jù),第一聯(lián)本部門留存,第二聯(lián)交給倉管員。
(二)倉管員根據(jù)進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告結(jié)果(主要是驗(yàn)收單)對合格貨品進(jìn)行入庫,入庫單必須通過采購員、倉管員簽字。不合格品由相關(guān)采購員辦理退貨事宜。入庫單一式三份,第一聯(lián)本部門留存,第二聯(lián)交給財(cái)務(wù),第三聯(lián)交給采購員。
1、按合同約定需要預(yù)付購貨款的,由采購員提供采購申請單、合同復(fù)印件、付款通知書(注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號),辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后(付款通知書須由總經(jīng)理簽字),交公司財(cái)務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。
2、貨物及發(fā)票已到,驗(yàn)收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后,采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同),財(cái)務(wù)部審核后,由總經(jīng)理簽字,財(cái)務(wù)做賬。
采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財(cái)務(wù)部借款,采購回來后,采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù),由質(zhì)監(jiān)部門、倉庫保管員驗(yàn)收,并開出入庫單(入庫單必須注名:供貨方名稱,貨物的名稱,數(shù)量、單價(jià)、金額、用途簽字)。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同),財(cái)務(wù)部審核后,由總經(jīng)理簽字,然后辦理報(bào)銷手續(xù)。
采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同),財(cái)務(wù)部審核后由總經(jīng)理簽字。供應(yīng)商需要結(jié)款時(shí),由財(cái)務(wù)將款項(xiàng)匯出。
(四)貨物已到發(fā)票未到,驗(yàn)收合格并與購貨合同核對無誤后,如供貨方要求并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),可憑付款通知書支付不超過貨物總價(jià)值80%的貨款,待發(fā)票到后再付清余款;發(fā)票已到貨物未到,不準(zhǔn)支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后,財(cái)務(wù)部門要催促采購員及時(shí)結(jié)清購貨結(jié)余款,不留“尾巴”。
(五)物資采購必須取得發(fā)票方可報(bào)銷,如無特殊情況,發(fā)票應(yīng)是增值稅專用發(fā)票。
第一章總則
第一條為加強(qiáng)醫(yī)院物資采購管理,進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院采購行為,提高采購工作效率和質(zhì)量,確保醫(yī)院采購工作規(guī)范有序進(jìn)行,根據(jù)政府采購法及相關(guān)文件要求,制定本辦法。
第二條本辦法所指的物資采購包括醫(yī)療設(shè)備、信息設(shè)備和軟件、后勤設(shè)備、醫(yī)用耗材、信息耗材、供應(yīng)物資材料、后勤維修材料等采購,醫(yī)院其他有關(guān)采購也可參照本辦法執(zhí)行。
第三條物資采購應(yīng)堅(jiān)持“公正、公平、公開”的原則,嚴(yán)格按照政府采購的相關(guān)法律、法規(guī)和醫(yī)院有關(guān)規(guī)定規(guī)范運(yùn)作,確保采購過程公開、規(guī)范,采購物資滿足醫(yī)院工作需要。
第二章采購申請、審批和計(jì)劃
第四條醫(yī)療設(shè)備,每年年底由使用科室根據(jù)工作需要向設(shè)備科提交下一年度的申請報(bào)告(萬元以上同時(shí)要求提交可行性論證報(bào)告),由設(shè)備科組織調(diào)研,擬定下一年度醫(yī)療設(shè)備需求初步計(jì)劃,醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理委員會(huì)根據(jù)年度投資預(yù)算討論審議年度初步計(jì)劃,形成醫(yī)療設(shè)備年度需求計(jì)劃,提交院辦公會(huì)審議后形成正式醫(yī)療設(shè)備年度計(jì)劃。
第五條信息設(shè)備和軟件,每年年底由使用科室和信息科提交下一年度申請報(bào)告(萬元以上同時(shí)要求提交可行性論證報(bào)告),由信息科進(jìn)行調(diào)研,醫(yī)院信息管理委員會(huì)根據(jù)年度投資預(yù)算,討論審議年度需求計(jì)劃,報(bào)院辦公會(huì)審批后執(zhí)行。
第六條后勤設(shè)備,每年年底由使用科室和總務(wù)科根據(jù)工作需要提交下一年度需求計(jì)劃,根據(jù)年度投資預(yù)算,總務(wù)科組織相關(guān)科室研究討論,報(bào)分管后勤和采購院領(lǐng)導(dǎo)、院長審批后,確定后勤設(shè)備年度采購計(jì)劃。
第七條臨時(shí)急用的各種設(shè)備,使用科室提出申請(萬元以上提交可行性論證報(bào)告),由相關(guān)職能科室調(diào)研,分別報(bào)分管使用科室、設(shè)備和采購院領(lǐng)導(dǎo)及院長審批。
第八條醫(yī)用耗材、供應(yīng)物資材料、后勤維修材料、信息材料的采購目錄分別由相關(guān)職能科室根據(jù)醫(yī)院需求實(shí)際提出,按年或半年進(jìn)行循環(huán)招標(biāo)采購,招標(biāo)結(jié)束后建立各種材料的醫(yī)院采購目錄。對醫(yī)院采購目錄外的材料由使用科室提出申請,交相關(guān)職能科室調(diào)研,報(bào)分管使用科室、職能科室和采購院領(lǐng)導(dǎo)審批。醫(yī)用高值耗材嚴(yán)格執(zhí)行政府采購目錄,對于政府采購目錄外的高值耗材由使用科室提出申請交設(shè)備科調(diào)研,報(bào)分管使用科室、分管科室和采購院領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。
第九條外請專家手術(shù)所用醫(yī)用耗材,應(yīng)從我院采購目錄中選擇。如果使用醫(yī)院采購目錄未包含的耗材時(shí),使用科室提出申請交分管院領(lǐng)導(dǎo)同意,由設(shè)備科調(diào)研后交分管院領(lǐng)導(dǎo)和采購院領(lǐng)導(dǎo)審批,如果該耗材長期使用,商談后納入醫(yī)院采購目錄。第三章采購的實(shí)施
第十條物資采購根據(jù)具體情況,可采用公開招標(biāo)、競爭性談判、單一來源、詢價(jià)等多種采購方式。
第十一條物供科對經(jīng)過審批的年度設(shè)備、軟件計(jì)劃和材料組織招標(biāo)或競價(jià)采購。相關(guān)科室分管院領(lǐng)導(dǎo)和使用科室、設(shè)備科、信息科、總務(wù)科、財(cái)務(wù)科等相關(guān)部門人員組成評標(biāo)小組;監(jiān)察審計(jì)部等相關(guān)部門和人員組成監(jiān)督小組,負(fù)責(zé)采購過程的監(jiān)督。物供科根據(jù)采購物資的具體情況,通知評標(biāo)小組和監(jiān)督小組人員參加采購工作,如特殊原因不能參加的部門,物供科將以書面形式將采購結(jié)果告知該部門。
第十二條第十二條分管采購院領(lǐng)導(dǎo)參加整個(gè)采購過程,其他分管科室院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要和采購的具體情況參加采購,對于重大物資采購需院長參加。
第十三條年度計(jì)劃外審批的設(shè)備,按以下程序進(jìn)行采購:
(一)醫(yī)療設(shè)備,單臺(tái)(批)1萬元(含1萬元)以下的由物供科、設(shè)備科和使用科室共同議價(jià)采購,審批報(bào)告和采購結(jié)果交物供科、設(shè)備科備案;單臺(tái)(批)1萬元以上的提交物供科按規(guī)定的程序進(jìn)行采購。
(二)后勤設(shè)備,單臺(tái)(批)5000元(含5000元)以下的,由總務(wù)科和使用科室共同議價(jià)采購,審批報(bào)告和采購結(jié)果交物供科備案;單臺(tái)(批)5000元以上的提交物供科按規(guī)定的程序進(jìn)行采購。
(三)信息設(shè)備,單臺(tái)(批)小于3萬元(含3萬元)的物供科負(fù)責(zé)采用電話或傳真方式進(jìn)行詢價(jià)采購;單臺(tái)(批)大于3萬元的按規(guī)定的程序組織招標(biāo)或競價(jià)采購。
第十四條醫(yī)院采購目錄外審批的材料(包括臨時(shí)急用、新增等材料),按以下程序進(jìn)行采購:
(一)醫(yī)用耗材(包括高值耗材),單個(gè)(批)5000元(含5000元)以下的由物供科與使用科室一起采購,審批計(jì)劃和采購結(jié)果交物供科備案;單個(gè)(批)5000元以上的提交物供科按規(guī)定的程序進(jìn)行采購。
(二)供應(yīng)物資材料,單個(gè)(批)在3000元(含3000元)以下的由物供科、設(shè)備科與使用科室一起采購,審批報(bào)告和采購結(jié)果交物供科備案;3000元以上的提交物供科按規(guī)定的程序進(jìn)行采購。
(三)后勤維修材料,單個(gè)(批)在5000元(含5000元)以下的由總務(wù)科和使用科室一起采購,采購結(jié)果交物供科備案;單個(gè)(批)在5000元以上的&39;提交物供科按規(guī)定的程序進(jìn)行采購。
(四)信息材料,物供科負(fù)責(zé)采用電話或傳真方式進(jìn)行詢價(jià)采購。第十五條
單臺(tái)(批)3萬元以上的醫(yī)療設(shè)備、后勤設(shè)備、信息設(shè)備和軟件招標(biāo)或競價(jià)采購前一周,在醫(yī)院網(wǎng)站上發(fā)布采購信息公告,招標(biāo)或競價(jià)采購結(jié)束后,發(fā)布中標(biāo)信息公告。第十六條
采購金額超過50萬元的項(xiàng)目,采購前需對參加投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行行賄記錄查詢,如果發(fā)現(xiàn)有行賄等不良記錄,將立即取消參加招標(biāo)或競價(jià)采購資格。
第十七條供應(yīng)商資質(zhì)審查,采購前由分管職能部門負(fù)責(zé)對參加投標(biāo)或竟標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核。審核的主要內(nèi)容包括:企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)代理委托書、代理人身份證、近期財(cái)務(wù)報(bào)表等,醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)用耗材還需審核醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械注冊證、注冊登記表,其他特殊物資需提供國家規(guī)定的相應(yīng)證件,經(jīng)過審核合格方能參加招標(biāo)或競價(jià)活動(dòng)。對于單價(jià)在5萬元以上的醫(yī)療設(shè)備,原則上要求省級以上(含省級)或四川省授權(quán)一年以上的代理公司參加,大型醫(yī)療設(shè)備則直接邀請廠家參加。
第十八條原則上要求3家及以上供應(yīng)商(或廠家)參加投標(biāo)或競爭采購,不足3家或獨(dú)家專利產(chǎn)品需經(jīng)分管采購院領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
第十九條評標(biāo)遵循公正、公平、公開的原則。設(shè)備和軟件采購要求從商務(wù)、技術(shù)、價(jià)格、售后服務(wù)等多方面進(jìn)行綜合評價(jià),綜合評價(jià)最優(yōu)得分(或得票)最高者為候選中標(biāo)供應(yīng)商;對于部分醫(yī)療設(shè)備采購,則從醫(yī)院專家?guī)斐槿<液驮u標(biāo)小組成員一起打分進(jìn)行評標(biāo),平均分值高者為候選中標(biāo)供應(yīng)商。最后交分管采購院領(lǐng)導(dǎo)審核確定中標(biāo)供應(yīng)商,個(gè)別非常重大項(xiàng)目采購則由院領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)討論確定中標(biāo)供應(yīng)商。
第二十條招標(biāo)或競價(jià)采購工作結(jié)束后,采購部將采購結(jié)果以紙質(zhì)打印并加蓋物供科公章方式,告知中標(biāo)供應(yīng)商并傳遞給相關(guān)職能部門和使用科室;同時(shí)建立完整的電子版采購目錄,供院領(lǐng)導(dǎo)、使用科室和職能部門查詢使用。
第二十一條單一(或具有市場絕對占有率)設(shè)備價(jià)格在5萬元以下,發(fā)現(xiàn)競價(jià)采購價(jià)格高于網(wǎng)購100%以上,經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)科審批后,可采用網(wǎng)絡(luò)和委托外貿(mào)公司采購的方式進(jìn)行采購。
第二十二條使用優(yōu)良、售后服務(wù)滿意、價(jià)格低于10萬元以下且變化不大的設(shè)備,可執(zhí)行上一年度的中標(biāo)采購結(jié)果。
第二十三條集中采購的醫(yī)用耗材按集中采購協(xié)議要求進(jìn)行采購。
為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司接待物資管理,健全物資采購流程,監(jiān)督和控制不必要的開支,保證物資采購工作的正常化、規(guī)范化,特制定此制度。
一、管理范圍:
本制度所稱接待物資指經(jīng)公司批準(zhǔn),由總裁辦直接批量購置或定制的專門用于對外公關(guān)工作或業(yè)務(wù)交往,以公司名義向有關(guān)單位、個(gè)人饋贈(zèng)的紀(jì)念物品(其他部門因工作需要定制和贈(zèng)送的紀(jì)念物品不含在內(nèi))、過節(jié)物資、招待用香煙、酒水、茶葉以及董事會(huì)需要采買的.其他物品等。
二、管理職責(zé):
2.1組織實(shí)施本制度的責(zé)任部門是總裁辦。
2.2總裁辦設(shè)置專職倉庫保管員,其職能是對所采購的物資驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用發(fā)放實(shí)施監(jiān)督和管理。
三、采購原則
3.1根據(jù)公司的實(shí)際情況,結(jié)合所采購的物資用途和范圍,本制度適用范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由總裁辦負(fù)責(zé)具體辦理,其他部門或人員不得自行采購。所有采購事務(wù)由總裁辦主任統(tǒng)一協(xié)調(diào)、安排。
3.2總裁辦在購置、定制物資時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循“貨比三家,質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”的原則,采購申請<5000元,必需尋找三家以上供貨方比價(jià)擇優(yōu)選擇,以最大限度地提高資金的使用效率。
3.3急用、小金額突發(fā)性采購可以通過“釘釘”管理系統(tǒng)申請后先行購買,購回物品經(jīng)總裁辦驗(yàn)收后再到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。
3.4采購物資原則上一律要求供應(yīng)商提供發(fā)票,特殊情況下無法提供發(fā)票者與財(cái)務(wù)人員溝通后遵循財(cái)務(wù)管理制度處理。
四、采購程序
4.1公司所有采購均須按以下流程完成:收集信息(申請)、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、評估、索樣、決定、定購、催交、收貨檢驗(yàn)、入庫、整理付款。
4.3每月25日,物資保管專員根據(jù)庫存情況,依據(jù)公司接待需求及時(shí)補(bǔ)充庫存。
4.4物資采購堅(jiān)持誰需要誰申報(bào)的原則,于每月25日申報(bào)下月物資計(jì)劃,每月10日申報(bào)當(dāng)月補(bǔ)充計(jì)劃,臨時(shí)性采購每月不得超過兩次。
4.5采購申請人根據(jù)實(shí)際需要,確定一種或幾種物資,到總裁辦領(lǐng)取“采購申請單”并按照規(guī)定格式認(rèn)真填寫,采購申請單填寫保證清晰可閱讀,內(nèi)容完整。并逐級遞交公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后,由總裁辦指派人員進(jìn)行實(shí)際采購。填寫不規(guī)范,導(dǎo)致無法確認(rèn)請購
1.1制定目的:為確保采購交期管理更為順暢,特制定本制度。
1.2適用范圍:本公司采購之物料的交期管理,除另有規(guī)定外,需依本制度執(zhí)行。
(1)采購部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。
(2)供應(yīng)鏈副總經(jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。
預(yù)防欠料及欠料跟進(jìn)管理是采購的重點(diǎn)工作之一,同時(shí)也是為了確保采購交期,確保交期的目的,是必要的時(shí)間,提供生產(chǎn)所必需的物料,以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生產(chǎn)成本之目標(biāo)。
(3)由于效率受影響,需要增加工作時(shí)間,導(dǎo)致制造費(fèi)用的增加。
(4)由于物料交期延誤,采取替代品導(dǎo)致成本增加或品質(zhì)降低。
(5)交期延誤,導(dǎo)致客戶減少或取消訂單,從而導(dǎo)致采購物料之囤積和其他損失。
(6)交期延誤,導(dǎo)致采購、運(yùn)輸、檢驗(yàn)之成本增加。
(7)斷料頻繁,易導(dǎo)致互相配合的各部門人員士氣受挫。
1.1采購部將請購、采購、供應(yīng)商生產(chǎn)、運(yùn)輸及進(jìn)料驗(yàn)收等作業(yè)所需的時(shí)間予以事先規(guī)劃確定,作為各部門的參照依據(jù)。
1.2由電子、包材采購工程師負(fù)責(zé)收集各類原材料L/T,并綜合比較核實(shí)各類材料L/T的合理性,最終匯總發(fā)出,交由PMC部門下單組輸入EPR進(jìn)行下單系統(tǒng)參數(shù)維護(hù)。
1.3由PMC部門負(fù)責(zé)收集和制定風(fēng)險(xiǎn)、重點(diǎn)核心的按單及按預(yù)測采購的物料。見<預(yù)防欠料清單>
2.1預(yù)先明確交期及數(shù)量,大訂單可采用分批交貨方式進(jìn)行。
2.3每周三由PMC負(fù)責(zé)跑出齊套分析,周四轉(zhuǎn)發(fā)采購,由采購根據(jù)齊套分析產(chǎn)生的三周交貨計(jì)劃,依據(jù)不同材料對應(yīng)的不同供應(yīng)商,分別發(fā)給相關(guān)供應(yīng)商三周交貨計(jì)劃,并在一天內(nèi)要求各供應(yīng)商確認(rèn)答復(fù)交貨時(shí)間,最后由對應(yīng)采購工程師匯總回復(fù)PMC實(shí)際可交貨時(shí)間,藉此每周滾動(dòng)更新,確保相關(guān)供應(yīng)商清楚所供之材料具體的交貨時(shí)間及數(shù)量并依次提前備料生產(chǎn)。
(3)每月、每周供應(yīng)商(風(fēng)險(xiǎn)、重點(diǎn)核心的按單及按預(yù)測采購的物料)產(chǎn)能分析和負(fù)荷分析
3.1每月、每周供應(yīng)商產(chǎn)能分析和負(fù)荷分析展開和執(zhí)行見附頁《供應(yīng)商產(chǎn)能分析和負(fù)荷分析制定》
3.3采購工程師需嚴(yán)格按招標(biāo)份額進(jìn)行訂單分配,與此同時(shí)應(yīng)充分同相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行溝通或者現(xiàn)場稽核,事先了解供應(yīng)商的產(chǎn)能配備情況,若其產(chǎn)能配備確實(shí)不能滿足當(dāng)前分配份額額度的正常供應(yīng),或者品質(zhì)亦無法保證的情況下,需及時(shí)填寫招標(biāo)份額調(diào)整表,申請份額切換。
(4)請部分供應(yīng)商提供生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃及交貨計(jì)劃,確保預(yù)防欠料
4.1采購工程師根據(jù)<預(yù)防欠料清單>向PMC提前三天確認(rèn)交貨計(jì)劃是否欠料。盡早了解供應(yīng)商之瓶頸與供應(yīng)能力,便于采取對策。
4.2當(dāng)執(zhí)行急單或者預(yù)計(jì)存在風(fēng)險(xiǎn)的訂單時(shí),采購工程師應(yīng)在供應(yīng)商訂單執(zhí)行開始生產(chǎn)的同時(shí)要求供應(yīng)商自主提供生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃及交貨計(jì)劃,并以此同PMC要求交貨計(jì)劃進(jìn)行核實(shí)對比,若不能滿足,則需立即同供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商,調(diào)整配置以滿足客戶交貨要求為先,若可以滿足,則依據(jù)此計(jì)劃時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督并敦促供應(yīng)商嚴(yán)格執(zhí)行。
5.1采購人員應(yīng)盡量多聯(lián)系其他物料提供來源,以確保應(yīng)急。
5.2工程部定期發(fā)出全部獨(dú)供材料列表,由供管部作為窗口提供推薦替代物料(采購部有優(yōu)選之替代物料亦可推薦),并由器件工程部主導(dǎo)替代物料的&39;承認(rèn),最終加入BOM。
(1)交期確定后計(jì)劃員開始實(shí)施對交期執(zhí)行情況跟蹤確認(rèn),采購工程師根據(jù)每周齊套分析回復(fù)的《采購欠料復(fù)期表》,重點(diǎn)標(biāo)示出不能符合要求以及存在交貨風(fēng)險(xiǎn)的材料列表形成《采購物料跟蹤管控表.》,每日對表中材料一一進(jìn)行跟催及確認(rèn)最新生產(chǎn)進(jìn)度狀況,并根據(jù)變化情況不斷更新《采購物料跟蹤管控表》。確保提前掌控風(fēng)險(xiǎn)。采購工程師在訂單執(zhí)行過程中應(yīng)保持同相關(guān)供應(yīng)商的溝通,對于供應(yīng)商反饋的異常必須在第一時(shí)間給予協(xié)助處理,包括技術(shù)支援、品質(zhì)輔導(dǎo)等。
(2)交期,規(guī)格及數(shù)量變更的及時(shí)聯(lián)絡(luò)與通知以確保維護(hù)供應(yīng)商的利益,配合本公司之需求。
當(dāng)交貨計(jì)劃有變更時(shí)應(yīng)第一時(shí)間以郵件以及電話的方式務(wù)必通知到相關(guān)供應(yīng)商,確保不能因交貨計(jì)劃變更未及時(shí)知會(huì)供應(yīng)商而造成的產(chǎn)品呆滯。在途呆滯應(yīng)牽頭協(xié)調(diào)供應(yīng)商及公司呆滯處理小組處理善后問題。
(3)供應(yīng)商交期管理方法:根據(jù)不同供應(yīng)商或不同輕重緩急情況用不同跟進(jìn)方法
3.1計(jì)劃審核法:根據(jù)供應(yīng)商對訂單交期回復(fù)結(jié)果和對供應(yīng)商交貨計(jì)劃的確認(rèn)來跟蹤交貨情況。此方法適應(yīng)于組織架構(gòu)完善、管理水平比較高、供貨質(zhì)量穩(wěn)定、交期業(yè)績評為A級以及長期合作的重要供應(yīng)商。
3.2生產(chǎn)會(huì)議逼迫法:對于訂單批量比較大且分批交貨,存在采購風(fēng)險(xiǎn),采購周期比較長,并且是重點(diǎn)保障的客戶產(chǎn)品的物料,采取定期例會(huì)與供應(yīng)商及相關(guān)部門會(huì)議研討的方式,審批分批交貨計(jì)劃,要求供應(yīng)商重點(diǎn)確保的方法。
3.3實(shí)績管理法:根據(jù)供應(yīng)商對下達(dá)訂單回復(fù)結(jié)果,通過每月或每周考核供應(yīng)商按期交貨的方法。此方法適應(yīng)于重要供應(yīng)商、戰(zhàn)略供應(yīng)商、有自我管理目標(biāo)的供應(yīng)商。
3.4盯人逼迫法:在供應(yīng)商交期延誤或即將延誤,采購員直接安排供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場作業(yè)計(jì)劃或到供應(yīng)商處現(xiàn)場跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)、檢驗(yàn)、發(fā)貨等情況,并要求供應(yīng)商提供每天的生產(chǎn)報(bào)表,確保供應(yīng)商的生產(chǎn)情況在監(jiān)控之中,以保證按時(shí)交貨的方法。此方法適應(yīng)于供應(yīng)商管理混亂,組織架構(gòu)不完整,訂單混亂,新供應(yīng)商新訂單,有風(fēng)險(xiǎn)的訂單或緊急插單等情況。
3.5分批采購法:為了回避采購風(fēng)險(xiǎn),將一個(gè)大的采購訂單分解成若干小訂單來采購的方法。要求按公司生產(chǎn)時(shí)間交貨。此方法適應(yīng)于新供應(yīng)商、價(jià)格波動(dòng)較大的物料采購??刂乒?yīng)商物資停留在公司時(shí)間從而減低庫存。
3.6量購批入法:下一個(gè)大訂單給供應(yīng)商,然后根據(jù)生產(chǎn)時(shí)間和定量需要分批購入,并由供應(yīng)商直接送貨到生產(chǎn)線,然后,按照送貨量入庫結(jié)算。此方法適應(yīng)于長期穩(wěn)定合作的供應(yīng)商和戰(zhàn)略供應(yīng)商?;蛭镔Y價(jià)值不高的,個(gè)體不大,按庫存采購的合作供應(yīng)商
3.7異狀報(bào)告法:要求供應(yīng)商在一定時(shí)間段前(按照生產(chǎn)計(jì)劃鎖定的計(jì)劃時(shí)間),對可能出現(xiàn)的延遲交貨,質(zhì)量異常以及人員、資源短缺等情況進(jìn)行8D報(bào)告的方法。此方法適應(yīng)于所有出現(xiàn)異常的供應(yīng)商。對于管理松散、計(jì)劃性不強(qiáng)、頻發(fā)質(zhì)量問題的供應(yīng)商和資金實(shí)力較弱的供應(yīng)商尤其要關(guān)注。
3.8責(zé)任賠償法:根據(jù)合同、物流協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議約定,對于交期延誤、因供應(yīng)商原因產(chǎn)生高額運(yùn)費(fèi),以及因質(zhì)量問題影響交貨數(shù)量不足等情況,而影響生產(chǎn)計(jì)劃的有效落實(shí)時(shí),對供應(yīng)商實(shí)施經(jīng)濟(jì)上索賠的方法。此方法適應(yīng)于所有負(fù)有責(zé)任的供應(yīng)商。
3.9進(jìn)度表監(jiān)控法:為了確保供應(yīng)商按期交貨,對預(yù)測到可能存在潛在交期風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商實(shí)施審批分交貨計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃,生產(chǎn)進(jìn)度表監(jiān)控的方法進(jìn)行管理的方法。此方法適應(yīng)于外協(xié)或外發(fā)供應(yīng)商,風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商、新供應(yīng)商、老供應(yīng)商新產(chǎn)品以及重要的二級供應(yīng)商。
3.10預(yù)警法:對于首家供應(yīng)商或重要客戶指定供應(yīng)商交貨實(shí)施重點(diǎn)跟蹤,要求供應(yīng)商定期在交貨前(例如3—5天)向客戶提示的方法。
及時(shí)安排技術(shù)、品管人員對供應(yīng)商進(jìn)行指導(dǎo),必要時(shí)可以考慮到供應(yīng)商處進(jìn)行驗(yàn)貨,以降低因進(jìn)料檢驗(yàn)不合格導(dǎo)致斷料發(fā)生之情形。
依供應(yīng)商績效考核辦法進(jìn)行考核,將交期的考核列為重要項(xiàng)目之一,以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。
針對供應(yīng)商交期延遲的案例,采購工程師及時(shí)組織供應(yīng)商進(jìn)行檢討,并以8D報(bào)告格式要求供應(yīng)商進(jìn)行原因分析及提出改善對策。
依供應(yīng)商考核結(jié)果與配合度,考慮更換、淘汰交期不佳之供應(yīng)商,或減少其訂單。
針對交貨極差之供應(yīng)商,屢教不改者采購工程師可填寫“招標(biāo)份額調(diào)整申請單”,減少其訂單份額,經(jīng)供管部綜合考核,符合淘汰條件的,及時(shí)淘汰更換此供應(yīng)商。
必要時(shí)加重違約的懲罰力度,并對優(yōu)良廠商予以適當(dāng)之回饋。
對于交貨配合良好之供應(yīng)商,在每次招標(biāo)份額分配中,應(yīng)重點(diǎn)考慮交期表現(xiàn)并給予其適當(dāng)訂單份額傾斜,對于違約或交期表現(xiàn)較差供應(yīng)商,減少份額分配,并在實(shí)際交貨案例中,如出現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的影響生產(chǎn)并造成停線,統(tǒng)計(jì)損失折算相應(yīng)金額并向供應(yīng)商索賠。
一、為加強(qiáng)辦公室固定資產(chǎn)及辦公用品的管理,控制用品規(guī)格及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支,所有辦公設(shè)備、設(shè)施及用品實(shí)行統(tǒng)一限量規(guī)范購買。
二、根據(jù)辦公用品庫存情況及以往消耗水平,確實(shí)購買數(shù)量,進(jìn)行定期購買。既要保證正常儲(chǔ)備,又要防止積壓。辦公用品庫存不多或有特殊需求的情況下,按照成本最小原則,報(bào)學(xué)校采購部門批準(zhǔn)后可單獨(dú)購買。
三、購置
1.購置財(cái)產(chǎn)根據(jù)批準(zhǔn)的年度預(yù)算執(zhí)行,年初無預(yù)算而臨時(shí)急需的財(cái)產(chǎn),應(yīng)作追加預(yù)算報(bào)學(xué)校審批后方可購買。
2.屬專控商品必須辦理控辦審批手續(xù)后方可購置。
3.辦公室負(fù)責(zé)財(cái)產(chǎn)購置工作,購置固定資產(chǎn)原則上應(yīng)有兩人以上,購買時(shí)要貨比三家,保證質(zhì)量。
4.購置財(cái)產(chǎn)必須由保管人員驗(yàn)收,并根據(jù)發(fā)票填寫“入庫單”一式二聯(lián),第一聯(lián)由保管員留存入庫賬,第二聯(lián)及發(fā)票送會(huì)計(jì)報(bào)銷登賬。
四、辦公用品購置后由專人進(jìn)行分類存放,填寫物品清單,并進(jìn)行定期整理,妥善保管。
五、分類管理
1.固定資產(chǎn):凡一般設(shè)備單價(jià)在500元以上,專用設(shè)備單價(jià)在800元以上,且使用年限在一年以上的為固定資產(chǎn)。對單價(jià)雖不足500元,但使用年限在一年以上的大批同類財(cái)產(chǎn),應(yīng)按固定資產(chǎn)管理。對非購置、自制、接受捐贈(zèng)和調(diào)撥的財(cái)產(chǎn),凡符合上述條件的應(yīng)列為固定資產(chǎn)。
2.低值易耗品:單價(jià)在固定資產(chǎn)起點(diǎn)以下、耐用時(shí)間在一年以上或單價(jià)在固定資產(chǎn)起點(diǎn)以上、耐用時(shí)間在一年以下的作為低值易耗品管理。
六、各辦公室根據(jù)需要領(lǐng)取辦公用品。領(lǐng)取辦公用品時(shí)須在《物品領(lǐng)取登記簿》上填寫物品名稱、數(shù)量、時(shí)間及領(lǐng)取人姓名,特殊物品領(lǐng)取須寫明用途。
七、按固定資產(chǎn)管理的辦公用品報(bào)廢時(shí),要做好登記,并在學(xué)校固定資產(chǎn)管理部門辦理相應(yīng)手續(xù)。
八、紀(jì)念品、禮品等交際應(yīng)酬用的物品,領(lǐng)取時(shí)要經(jīng)書記授權(quán)批準(zhǔn)。
九、使用原則
1.全體工作人員要本著節(jié)約的原則使用辦公用品,杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。
2.要愛護(hù)公共財(cái)產(chǎn),對應(yīng)管理不善或失職而造成的財(cái)產(chǎn)丟失和損壞,應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。
3.財(cái)產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥、贈(zèng)送、變賣、報(bào)廢、報(bào)損等必須履行嚴(yán)格報(bào)批手續(xù)。由財(cái)產(chǎn)管理部門書面申報(bào),填制有關(guān)表格,經(jīng)審核按規(guī)定報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可處理。
4.年終要進(jìn)行盤點(diǎn)工作。對財(cái)務(wù)盈虧情況作相應(yīng)記錄,報(bào)批領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。
十、所有財(cái)產(chǎn)均由辦公室指定專人負(fù)責(zé)和管理,任何人不得隨意侵占、挪用公共財(cái)產(chǎn)
為規(guī)范采購行為,保證采購質(zhì)量,控制采購價(jià)格,提高采購效率,根據(jù)學(xué)校情況,特制定本制度:
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
1、設(shè)立物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組由校長,書記,分管副校長,總務(wù)主任財(cái)務(wù)人員組成,物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組是學(xué)校物資采購的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)對物資采購的程序、采購物資的質(zhì)量、價(jià)格進(jìn)行監(jiān)督。
2、成立物資采購小組由校長,分管副校長、總務(wù)主任,總務(wù)副主任、流動(dòng)小組成員組成,物資采購小組是全校物資采購的實(shí)施部門,辦公室設(shè)在總務(wù)處,由總務(wù)主任負(fù)責(zé)。
二、采購計(jì)劃和審批
1、學(xué)校物資(包括教育教學(xué)、勞動(dòng)衛(wèi)生、師生生活及辦公物品等)的采購要按照計(jì)劃進(jìn)行。采購計(jì)劃分為學(xué)期采購計(jì)劃和臨時(shí)采購計(jì)劃。每學(xué)期開學(xué)初,必須由學(xué)校各部門報(bào)學(xué)期預(yù)采購計(jì)劃,如實(shí)填寫采購物品的名稱、數(shù)量,由學(xué)校各部門書寫書面申請報(bào)告報(bào)總務(wù)處,由總務(wù)處匯總,報(bào)經(jīng)學(xué)校物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議討論決定通過后由校長審批,會(huì)計(jì)起草報(bào)告報(bào)場領(lǐng)導(dǎo)審批,最后由總務(wù)處安排采購小組采購。
2、臨時(shí)采購計(jì)劃作為學(xué)期采購計(jì)劃的補(bǔ)充,由各部門根據(jù)實(shí)際需要,填寫物品請購單,書寫申請報(bào)告報(bào)總務(wù)處,由總務(wù)處匯總,報(bào)經(jīng)學(xué)校物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議討論決定通過后由校長審批,會(huì)計(jì)起草報(bào)告報(bào)場領(lǐng)導(dǎo)審批后由總務(wù)處安排采購小組采購。日常招待用品的購置要經(jīng)校長批準(zhǔn)后由總務(wù)處安排采購小組成員購買。
3、采購學(xué)校設(shè)備時(shí)(包括電腦、打印機(jī)、窗簾、辦公桌椅大批學(xué)生課桌椅等)必須由申請部門書寫書面申請報(bào)告報(bào)總務(wù)處,總務(wù)主任報(bào)經(jīng)學(xué)校物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議決定通過后,會(huì)計(jì)按預(yù)算校準(zhǔn)后起草報(bào)告報(bào)場領(lǐng)導(dǎo)審批后,校長報(bào)紅星四場分管學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由總務(wù)處報(bào)經(jīng)場發(fā)該科,由發(fā)該科安排場招標(biāo)小組集中采購。
三、采購原則及方式
1、學(xué)校日常辦公用品由學(xué)校采購領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過詢價(jià)對比確定為期一年的固定采購點(diǎn),對指定采購點(diǎn)的商品價(jià)格按不定期與市場價(jià)格進(jìn)行比對,并簽訂定點(diǎn)采購協(xié)議。
2、采購物資本著公平、公正、公開的原則,施行“陽光采購”,必須堅(jiān)持秉公辦事,維護(hù)學(xué)校利益的原則,本著節(jié)約的原則,綜合考慮質(zhì)量,價(jià)格售后服務(wù)等方面,擇優(yōu)選購。
3、采購小組在接到經(jīng)過審批的`采購計(jì)劃后迅速組織相關(guān)人員限期將所需物資采購到位,不得拖延,影響正常工作。
4、采購人員在采購過程中要勤跑多問,堅(jiān)持集體談價(jià),采購物美價(jià)廉經(jīng)久耐用物品。
5、采購人員應(yīng)認(rèn)真檢查采購物資質(zhì)量,力求價(jià)格合理,質(zhì)量合格。
四、采購物資票據(jù)的核銷
1、物資采購發(fā)票必須有物資采購人員經(jīng)手人、證明人簽字,由保管員驗(yàn)收簽字,再由總務(wù)處負(fù)責(zé)人簽字,后報(bào)校長審批簽字,最后交學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷。
2、凡未經(jīng)校長統(tǒng)一私自采購的物資,學(xué)校不予審批報(bào)銷。
五、采購物資的管理
1、辦公用品等實(shí)行兩人管理,一人(總務(wù)主任)管賬,建立實(shí)物入庫清單(包括物品名稱、數(shù)量、價(jià)格、采購日期等),一人(總務(wù)副主任)管物。建立辦公用品領(lǐng)用記錄。分管校長不定期檢查,期中、期末集中清查。
2、一般辦公用品發(fā)放經(jīng)總務(wù)主任批準(zhǔn),生活用品發(fā)放經(jīng)分管副校長批準(zhǔn),貴重物品發(fā)放或外借經(jīng)校長批準(zhǔn)。實(shí)行同意簽字或批條制。
一、職責(zé)部門:業(yè)務(wù)部
1、負(fù)責(zé)按本單位的要求組織對供方進(jìn)行評價(jià),編制《合格供方名錄》,并對供方的供貨業(yè)績定期進(jìn)行評價(jià),建立供方檔案。
2、負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃,執(zhí)行采購作業(yè)。
3、負(fù)責(zé)編制《采購物資分類明細(xì)表》。
4、負(fù)責(zé)對采購物資的進(jìn)貨驗(yàn)證
5、編制《供方評定記錄表》
二、采購物資分類
采購物資分為三類:
1、重要物資:構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要部分或關(guān)鍵部分,直接影響最終產(chǎn)品使用或安全性能,可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)懲投訴的物資。(一級)
2、一般物資:構(gòu)成最終產(chǎn)品非關(guān)鍵部分的物資,它一般不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量或即使略有影響,但可采取措施予以糾正的物資。(二級)
3、輔助物資,非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資,如一般包裝材料等。(三級)
三、對供方的評價(jià)
1、業(yè)務(wù)部根據(jù)采購生產(chǎn)需要,通過對物資的質(zhì)量價(jià)格、供貨日期等進(jìn)行比較,對同類的重要物資和一般物資,應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方。業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄,根據(jù)《采購物資分類明細(xì)表》規(guī)定的產(chǎn)品類別,明確對供方的控制方式和程度。
2、對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資的供方,應(yīng)提供充分的質(zhì)量證明文件,適當(dāng)時(shí)包括以下內(nèi)容,以證實(shí)其質(zhì)量保證能力:
a、供方產(chǎn)品質(zhì)量狀況或來自有關(guān)方面的信息(如供方其他用戶對其產(chǎn)品質(zhì)量的反饋);
b、供方質(zhì)量管理體系對按要求如期提供穩(wěn)定質(zhì)量產(chǎn)品的保證能力;
c、供方顧客滿意程度;
d、產(chǎn)品交付后由供方提供相關(guān)的服務(wù)和技術(shù)支持能力(如堆棧件供應(yīng),維修服務(wù)等);
e、其他方面,如履約能力有關(guān)的財(cái)務(wù)狀況,價(jià)格和交付情況等
3、對第一次供應(yīng)重要物資的供方,除提供上述的書面證明材料外,還需經(jīng)樣品測試及批量試用,測試合格才能供貨。
4、對于一般物資供方,除應(yīng)提供必要的質(zhì)量證明文件外,
還需要經(jīng)過樣品驗(yàn)證和小批試用合格,業(yè)務(wù)部提供評價(jià)意見,廠長批準(zhǔn),可列入《合格供方名錄》。
5、對于批量供應(yīng)輔助物資的供方,也應(yīng)提供質(zhì)量證明文件,業(yè)務(wù)部相關(guān)人員在進(jìn)貨時(shí)對其進(jìn)行驗(yàn)證,并保存驗(yàn)證記錄,合格者由廠長批準(zhǔn)后即可列入《合格供方名錄》。對零星采購的輔助物資,其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對此供方的評價(jià)。
6、供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題,各部門(單位)應(yīng)向供方發(fā)出《糾正和預(yù)防措施處理單》。如兩次發(fā)出處理單而質(zhì)量沒有明顯改進(jìn)的,應(yīng)取消其供貨資格。
7、業(yè)務(wù)部每年對合格供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評,填寫《供方年度業(yè)績評定表》,評價(jià)時(shí)按百分制,質(zhì)量評分占60%,交貨期評分占20%,其他(如價(jià)格、售后服務(wù)等)占20%。評定總分低于60(或質(zhì)量評分低于48),應(yīng)取消其合格供方資格;如因特殊情況留用,應(yīng)報(bào)廠長批準(zhǔn),但應(yīng)加強(qiáng)其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證,并執(zhí)行上述條款。連續(xù)第二次評分仍不及格,應(yīng)取消其供貨資格。
四、采購
1、采購計(jì)劃
業(yè)務(wù)部主管根據(jù)本單位的《月生產(chǎn)計(jì)劃》及庫存情況編制《月采購計(jì)劃》及庫存情況編制《月采購計(jì)劃》,經(jīng)廠長批準(zhǔn)后實(shí)施采購。
2、采購的實(shí)施
a、業(yè)務(wù)部根據(jù)批準(zhǔn)的《月采購計(jì)劃》、《采購單》,按照采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在《合格供方名錄》中選擇供方并進(jìn)行采購;
b、第一次向合格供方采購重要和一般物資時(shí),應(yīng)簽定《采購合同》,明確品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任及供貨期限等。
五、采購產(chǎn)品的驗(yàn)證
1、如采購物資發(fā)生質(zhì)量問題應(yīng)采取隔離、標(biāo)識、通知供方、退貨、更換等方法。
2、具體的采購作業(yè),由采購員以“采購單”的形式執(zhí)行。
1.采購總則
1.1為規(guī)范集團(tuán)公司采購工作,特制定本制度。
1.2本制度適用于集團(tuán)公司內(nèi)各分公司的商務(wù)采購活動(dòng)。
2.采購原則
2.1.嚴(yán)格執(zhí)行詢議價(jià)程序進(jìn)行采購,必須有三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià),在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格,臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外。
2.2.大宗材料、特殊材料或技術(shù)要求比較復(fù)雜材料的采購,必須經(jīng)過工程技術(shù)部、生產(chǎn)部、銷售部和客服部參與,調(diào)研匯總各方意見,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)方可實(shí)施采購。材料采購需要相關(guān)部門配合的,相關(guān)部門不得找理由拒絕。
2.3.采購人員必須參與貨物和服務(wù)的驗(yàn)收,采購貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨期等問題的解決,應(yīng)由采購部根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成
2.4.采購人員采購的材料或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下,及時(shí)將信息反饋給銷售、客服或工程技術(shù)部供更改采購單作參考。
2.5.所有采購人員必須做到以下廉潔制度:
2.5.1自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力提高采購質(zhì)量,降低采購成本。
2.5.2加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高認(rèn)識,增強(qiáng)法治觀念。
2.5.3廉潔自律,不能向供應(yīng)商伸手。
2.5.4嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。
2.5.5工作認(rèn)真仔細(xì),不出差錯(cuò),不因自身工作失誤給公司造成損失。
2.5.6努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料及市場信息。
3.采購程序
3.1供應(yīng)商的選擇
3.1.1供應(yīng)商必須證照齊全,具有相關(guān)資質(zhì)及履約能力。
3.1.2對于經(jīng)常使用的材料或服務(wù),采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況,建立供應(yīng)商檔案,做好記錄,會(huì)同客服、銷售、生產(chǎn)、工程技術(shù)部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計(jì)。
3.1.3在選擇供應(yīng)商時(shí),必須進(jìn)行詢議價(jià)程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時(shí),應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象,供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不能作為唯一決定的因素。
3.1.4為確保供應(yīng)渠道的暢通,防止意外情況的發(fā)生,應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。
3.2采購程序
所有的材料或設(shè)備的采購,如沒履行以下相關(guān)手續(xù),采購部有權(quán)拒絕采購。
3.2.1工程材料或外銷成品所用材料須由合同當(dāng)事人將所需材料報(bào)各公司采購助理。由采購助理與合同當(dāng)事人確認(rèn)材料名稱,規(guī)格,數(shù)量及技術(shù)要求后填寫采購申請單發(fā)財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部在確認(rèn)收到客戶訂金后將采購申請單電子版發(fā)采購部,采購部在收到采購申請單,銷售合同復(fù)印件后方可進(jìn)行材料的采購。采購申請中如果沒有填寫項(xiàng)目編號/合同編號,應(yīng)退回。
3.2.2固定資產(chǎn)及大型生產(chǎn)設(shè)備的采購,由各使用部門報(bào)綜合管理部統(tǒng)一申請。報(bào)請總經(jīng)理審批后交采購部門采購。
3.2.3車間零星物品采購,由各使用人員據(jù)實(shí)填寫采購申請單,由生產(chǎn)廠長審批,最后交采購部門采購。
3.2.4工地急用或零星材料,由工地項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或安裝單位本著節(jié)約成本的原則直接就近采購,事后報(bào)采購部備案。
3.2.5采購詢價(jià)、綜合評估、會(huì)簽合同,由采購部門協(xié)調(diào)工程技術(shù)部、財(cái)務(wù)部及銷售或客服部共同完成,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。工程技術(shù)部、使用部門負(fù)責(zé)采購物品的適用性,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、合同付款條款的審核,綜合管理部負(fù)責(zé)合同風(fēng)險(xiǎn)條款的審查。采購部負(fù)責(zé)合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立,市場信息的收集。同時(shí),與供方和生產(chǎn)廠家聯(lián)系貨物接送的時(shí)間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及確認(rèn)售后服務(wù)事宜。
3.2.6采購過程中發(fā)生變化時(shí),銷售部或需求部門出具采購變更申請,由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交采購部執(zhí)行。