作為一種重要的信息資源，檔案在食品藥品市場監(jiān)管和保障群眾飲食用藥安全中發(fā)揮著積極重要的作用。檔案工作的好壞，將直接影響食品藥品監(jiān)管各項(xiàng)工作的開展。因此檔案管理工作是食品藥品監(jiān)管眾多工作中不可忽視的一項(xiàng)重要性、基礎(chǔ)性工作。
一、基層縣局檔案管理的特點(diǎn)
影響基層檔案管理的特點(diǎn)包括積極的和消極的兩個(gè)方面。積極的方面：
(一)組建時(shí)間不長，一些材料仍可以搜集并補(bǔ)充歸檔。也就是收集材料的時(shí)間跨度不大，如筆者所在的__縣藥監(jiān)局于20_年7月29日掛牌成立，增加食品綜合監(jiān)管職能后，于20_年12月8日，掛__縣食品藥品監(jiān)督管理局牌子?，F(xiàn)在離組建之初不滿6年，利于搜集未及時(shí)歸檔的相關(guān)材料。
(二)垂直管理的行政管理模式，縮短了機(jī)構(gòu)組建時(shí)間，包括檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)工作快速高效地開展起來。在省市局的直接領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)三定方案很快配齊了班子、較快地選調(diào)、招收了工作人員，作為檔案管理的業(yè)務(wù)股室──辦公室，在最早的時(shí)間開展起了工作,這對最初的檔案管理起到了關(guān)鍵的作用。
(三)檔案管理得到了重視。歷屆局領(lǐng)導(dǎo)都對檔案管理非常重視，投入資金購置了一些檔案管理設(shè)備及工具，如檔案柜、檔案盒及切紙刀等。在前幾年人手缺乏時(shí)，還臨時(shí)聘請了檔案管理專業(yè)人才對以前的檔案進(jìn)行了歸檔。特別是近年來，更是從源頭開始，注重檔案管理工作。為便于收集保存有關(guān)材料，特為辦公室配備了攝影機(jī)、照相機(jī)、可刻錄光盤計(jì)算機(jī)等一些設(shè)備。
事物都有兩面性，正因?yàn)槭切鲁闪⒌臋C(jī)構(gòu)，要將檔案管理這樣的單項(xiàng)工作開展好需要一段過程。在機(jī)構(gòu)成立之初，面臨著事情多、人手不夠、經(jīng)費(fèi)少、無檔案庫房、無檔案管理人員的問題，往往檔案管理工作落入了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地，必然給檔案管理帶來了消極的影響。
二、基層食品藥品監(jiān)管檔案管理易忽視的幾點(diǎn)
隨著機(jī)構(gòu)幾年來的發(fā)展，檔案管理也投入了大量的人力、物力、財(cái)力，檔案管理水平顯著提高。一些基層局也專門設(shè)置了檔案庫房、辦公室、閱覽室，購置了檔案裝訂機(jī)、先進(jìn)檔案柜，制定了檔案管理相關(guān)制度，建立了檔案檢索工具，藥監(jiān)檔案管理工作得到了較快發(fā)展?，F(xiàn)根據(jù)檔案管理的要求，結(jié)合食品藥品監(jiān)管的特點(diǎn)，列舉一些在檔案管理具體業(yè)務(wù)中容易忽視的一些問題，與大家共同探討。
1、行政處罰案卷未及時(shí)按序移交檔案室
行政處罰決定書等文書都是具有法律效力的材料，有較強(qiáng)的強(qiáng)制力和約束力，具有特定的法律效力。行政處罰檔案是行政檢查及處罰的原始記錄，如現(xiàn)場檢查筆錄、調(diào)查筆錄、重大案件合議筆錄等一般都是手抄孤本。要求檔案安全保護(hù)措施嚴(yán)密，稍一疏忽，造成材料丟失，就是難以彌補(bǔ)的損失。檔案室相對于辦案業(yè)務(wù)股室，保管條件和防范措施要好。另外，業(yè)務(wù)股室管理檔案人員大多是兼職、人員變化快，加上交接難以規(guī)范，容易出現(xiàn)檔案管理鏈的脫節(jié)，影響檔案安全。所以行政處罰檔案不能長時(shí)期存放于業(yè)務(wù)股室，最好是在案卷辦結(jié)一年內(nèi)，及時(shí)歸檔移交到檔案室，并做好細(xì)致的交接手續(xù)。檔案室將按年度-類別-案號，一案一號歸檔。
2、機(jī)關(guān)成立、名稱變化、職能改變時(shí)要注意收集檔案
機(jī)關(guān)成立之初、增加食品綜合監(jiān)管職能更名為食品藥品監(jiān)督管理局之際，將產(chǎn)生許多諸如“三定”方案、掛牌儀式、人員調(diào)整、職能變化、經(jīng)費(fèi)上劃等重要檔案。這些檔案記錄著組織機(jī)構(gòu)的演變發(fā)展過程，極其重要。特別是掛牌儀式等重大活動的聲像資料，若當(dāng)時(shí)沒收集，以后將無法補(bǔ)充。
3、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更替、職工花名冊，要定期和隨時(shí)收集
檔案管理也要堅(jiān)持“以人為本”，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的變更，關(guān)鍵時(shí)期的職工崗位情況，職工變動情況要及時(shí)收集歸檔。職工花名冊要按年度制表、蓋章歸檔。這些檔案在編制單位大事記和作為職工個(gè)人檔案的補(bǔ)充將起到重要作用。如這次省局編制食品藥品監(jiān)管志時(shí)，就需要基層局提供此方面相關(guān)材料。
4、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)需按要求歸檔
各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)在按要求報(bào)送外，同時(shí)留存一份存檔。對于人、財(cái)、物方面重要的報(bào)表，還需單位負(fù)責(zé)人簽字、蓋章后存檔。
一、要把握和處理好保密與利用工作的關(guān)系
在浩如煙海的各類檔案中，有相當(dāng)一部分是涉密檔案。根據(jù)《保密法》規(guī)定，這部分檔案劃分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三級。做好涉密檔案的_，是檔案工作者的神圣職責(zé)。涉密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用。保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作者在思想認(rèn)識和實(shí)際工作中，必須把握處理好兩者的關(guān)系，不可偏廢。
利用檔案為實(shí)踐活動服務(wù)，具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。然而，在實(shí)際工作中普遍存在著重保輕用，利用不足的弊端。檔案工作者害怕失密，或心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價(jià)值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費(fèi)。筆者認(rèn)為，兩者主要矛盾在檔案工作者一邊。檔案工作者一定要解放思想，端正認(rèn)識，與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好_的基礎(chǔ)上，積極為利用者提供方便，才能使檔案的價(jià)值真正在利用中體現(xiàn)出來。
二、要把握和處理好制度與措施的關(guān)系
俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓。既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴(yán)格的制度和與之配套的措施作為保障。有制度無措施，執(zhí)行起來就會落不到實(shí)處。有措施而無制度，則會綱目混亂，難以長期堅(jiān)持執(zhí)行。兩者是相輔相成，互為補(bǔ)充的。以筆者所從事的檔案工作實(shí)際為例，建立了檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等，規(guī)定不同的審批手續(xù)，做到檔案利用工作有章可循。與此同時(shí)，按照中央相關(guān)法律法規(guī)，對收發(fā)、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，建立相關(guān)工作措施。為保證各項(xiàng)制度和各項(xiàng)措施的落實(shí)，建立了由主要領(lǐng)導(dǎo)同志任組長的_領(lǐng)導(dǎo)小組，定期監(jiān)督檢查。由于有多項(xiàng)制度和措施保證了檔案保密與利用有章可循、有條不紊實(shí)施，收到較好的實(shí)效。
各縣(區(qū))檔案局，市級各單位：
為了認(rèn)真貫徹省政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省檔案局《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》(試行)的通知(川辦函[20_]103號)及省檔案局關(guān)于實(shí)施《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》的有關(guān)問題的意見(川檔發(fā)[20_]22號)文件精神，推動全市檔案工作的健康發(fā)展，現(xiàn)結(jié)合我市實(shí)際，提出如下貫徹意見：
一、提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。
檔案工作規(guī)范化管理是繼檔案工作升級、目標(biāo)管理后的又一重大舉措，是檔案工作堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)，是檔案工作由部門管理向政府明確要求的重大轉(zhuǎn)變，是政府機(jī)關(guān)貫徹檔案法的基本要求，是推動全市檔案工作邁上新臺階，更好地為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)的重要舉措。各級檔案行政管理部門要充分認(rèn)識開展檔案工作規(guī)范化管理的重大意義，深刻理解和把握規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)和操作辦法，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，確保工作的有序開展和質(zhì)量。
二、明確任務(wù)，統(tǒng)一要求。
省檔案局關(guān)于檔案工作規(guī)范化管理的總體要求是：從20_年起，三年內(nèi)，檔案館全部實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，三分之二達(dá)到省二級以上;機(jī)關(guān)、科技事業(yè)單位全部實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理;五年內(nèi)，有條件的非國有企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理。
為了積極穩(wěn)妥地推進(jìn)全市檔案工作規(guī)范化管理，保證工作質(zhì)量，我市由市檔案局統(tǒng)一組織對縣(區(qū))機(jī)關(guān)、企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理省二級以上的考評，縣(區(qū))檔案局組織省三級的考評。
復(fù)查是確保檔案工作等級水平的有效手段。我市將從20_年至20_年期間，對按照《四川省機(jī)關(guān)檔案工作等級標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行考評的單位進(jìn)行全面復(fù)查，按照《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》重新確定檔案管理等級，并進(jìn)行重新頒證和換牌，復(fù)查工作采取分級負(fù)責(zé)的辦法進(jìn)行，市檔案局對市級單位進(jìn)行復(fù)查，各縣(區(qū))檔案局對縣(區(qū))所屬單位進(jìn)行復(fù)查。對已實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的單位要通過定期或不定期復(fù)查，確保檔案工作不滑坡，市檔案局將對各縣(區(qū))復(fù)查情況進(jìn)行抽查。
《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》中檔案館標(biāo)準(zhǔn)適用于本行政區(qū)域內(nèi)的國家綜合檔案館、專門檔案館，機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、商業(yè)金融流通企業(yè)、中小學(xué)校、文化事業(yè)單位，企業(yè)、科技事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)適用于工業(yè)企業(yè)、大專院校、職教、衛(wèi)生、科研、設(shè)計(jì)等單位。
各級檔案行政管理部門要按照省政府的要求，緊緊依靠當(dāng)?shù)卣?，充分運(yùn)用政府行政職能，明確開展檔案工作規(guī)范化管理的措施，積極加以落實(shí)。要加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，三年內(nèi)按照40%、30%、30%的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的進(jìn)度，確保各地檔案工作規(guī)范化管理步伐與省檔案局的總體要求相適應(yīng)。
三、堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，把握內(nèi)涵。
《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》是開展檔案工作規(guī)范化管理的有效載體，各級各單位必須不折不扣地貫徹執(zhí)行。各級檔案行政管理部門要對本行政區(qū)域內(nèi)已達(dá)標(biāo)升級單位進(jìn)行新標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，使各單位充分把握標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵，嚴(yán)格按照要求開展工作。
為了保證工作的質(zhì)量，我市統(tǒng)一規(guī)定：
1、省三級必須配備計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件，省二級以上必須有檔案專用庫房，配備去濕機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、防磁柜等設(shè)備。
2、所有單位都必須開展檔案計(jì)算機(jī)管理，市級單位統(tǒng)一使用思源檔案管理軟件，各縣(區(qū))可自行決定本行政區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一使用的檔案管理軟件。
3、在開展檔案工作規(guī)范化管理之前三年內(nèi)，不得有違反檔案法事件發(fā)生。
四、強(qiáng)化激勵(lì)，嚴(yán)格管理。
《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》較原來的《四川省機(jī)關(guān)檔案工作等級標(biāo)準(zhǔn)》在內(nèi)容上更豐富、要求上更高、工作開展的難度更大。為了增強(qiáng)各單位開展檔案工作規(guī)范化管理的積極性，促進(jìn)全市檔案事業(yè)的快速、健康發(fā)展，我市仍按照內(nèi)江市人民政府辦公廳《轉(zhuǎn)發(fā)市檔案局關(guān)于在全市開展檔案工作升級活動的報(bào)告的通知》(內(nèi)府辦發(fā)[_]66號)和《內(nèi)江市檔案工作獎勵(lì)試行辦法》(內(nèi)府發(fā)[_]116號)文件規(guī)定進(jìn)行獎勵(lì)，獎金從單位自有資金或包干經(jīng)費(fèi)中列支。
各縣(區(qū))檔案局要加強(qiáng)對本地檔案工作規(guī)范化管理的規(guī)劃和管理，于每年十一月二十日前，分類填報(bào)本年度《四川省檔案工作規(guī)范化管理考評情況匯總表》及下一年度計(jì)劃考評單位，報(bào)送我局指導(dǎo)科。對于各縣(區(qū))通過考評的單位，由縣(區(qū))檔案局派專人到市檔案局辦理，由市檔案局按照川檔規(guī)+市代碼+[年份]+序號的形式統(tǒng)一編制，頒發(fā)規(guī)范化管理等級證書和銘牌。
一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā);
其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。
二、實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作必由之路
隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與造化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解鉿同，對同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。
三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，努力提高文檔人員的知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力待方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。
1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識。增強(qiáng)管理意識。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化籍貫結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù);
二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不為提文檔管理工作水平。
2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班;
其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使文檔管理工作人員產(chǎn)和緊迫感和危機(jī)感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的取消評聘資格，激勵(lì)文檔工作者增強(qiáng)參加在職教育的'主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)
用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足;
第二，相關(guān)學(xué)科知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新;
第三，現(xiàn)代科技知識。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。
檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，它能記載和反映出公司日常工作和建設(shè)活動的全過程和成果，可及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策和各工作部門提供內(nèi)容翔實(shí)的信息資料。因此，我們必須把檔案的整理、立卷、歸檔和保管工作當(dāng)做一項(xiàng)十分重要的任務(wù)來抓好、抓實(shí)。
如何做好本單位檔案管理工作?
一、目標(biāo)與前提
檔案管理的最佳狀態(tài)，即達(dá)到收集完整、整理有序、分類合理、立卷規(guī)范、保管妥善、查詢便捷的目標(biāo)。檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化的必要前提。首先，公司必須要有能夠達(dá)到防火、防盜、防泄密的檔案室，并配備必要的檔案密集柜、溫度測量儀、滅火器、辦公電腦等相應(yīng)的辦公設(shè)施，這是最基本的硬件保證。其次，單位應(yīng)該高度重視，分派政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人負(fù)責(zé)檔案管理工作。再次，公司要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國保密法》、國家檔案局令(第10號)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》等相關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況建立、健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。
二、收集與整理
歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系;應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用;應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。各部門兼職檔案員應(yīng)積極配合檔案管理員做好檔案的收集與整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按要求做好文件的分類、收集，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并及時(shí)移交檔案室。
三、立卷與歸檔
立卷和歸檔是檔案管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，好的立卷歸檔工作對于保存有價(jià)值的文件，以及積累檔案史料有著十分重要的意義。因此，做好立卷與歸檔工作需把握以下幾點(diǎn)：
(一)組件分類。文件收集移交之后，就到了集中統(tǒng)一立卷的環(huán)節(jié)。我們應(yīng)將收集到的文件材料逐一進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。歸檔文件一般采用按年度分類、按機(jī)構(gòu)(問題)分類、按保管期限分類三種方法進(jìn)行分類，確保歸檔的材料都有保存價(jià)值，并確定保管期限。在組件分類的過程中，要重點(diǎn)檢查歸檔的材料是否齊全完整，對破損的文件材料要修補(bǔ)或復(fù)制，剔除重復(fù)、多余的材料。
(二)排列與編號。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。編號時(shí)應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編寫應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。
(三)編目與裝訂。一是歸檔文件應(yīng)逐件編目，并依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄還應(yīng)設(shè)置序號、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。二是案卷的裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、便捷，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂時(shí)應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。
(四)編頁與裝盒。紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼，頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。最后將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。
四、借閱與歸還
公司應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建立、健全檔案借閱制度和檔案查閱登記表。任何檔案的借閱都應(yīng)該嚴(yán)格履行審批和登記手續(xù)，凡借出的檔案都應(yīng)及時(shí)催還，歸還時(shí)發(fā)現(xiàn)文件短缺、增刪等現(xiàn)象應(yīng)立即追查。
五、保管與銷毀
檔案的保管期限分為永久、30年、10年三種。到了銷毀的年限時(shí)，應(yīng)先登記，編制清冊，并按有關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)后，再將需要銷毀的檔案逐一進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)需要至少兩人監(jiān)督，銷毀清單及記錄需打印紙質(zhì)檔案保存。